Wat is aanwezigheidsbeheer?
Aanwezigheidsbeheer is een term die wordt gebruikt om de verschillende managementtools en -strategieën te beschrijven die helpen bij het verbeteren van de regelmatige aanwezigheid van werknemers. Wanneer dit effectief is, helpt dit type aanwezigheidscontrole de werkgever om eventuele downtime te voorkomen die kan optreden als gevolg van de afwezigheid van een werknemer, en helpt het voorkomen dat andere werknemers worden overbelast met extra taken om die uitvaltijden te voorkomen. Een aantal hulpmiddelen worden gebruikt in het proces van aanwezigheidsbeheer, waaronder tijdklokken, door werknemers bijgehouden urenstaten en zelfs tijdregistratiesoftware die helpt om een momentopname te maken van de aanwezigheid van werknemers gedurende een bepaalde periode.
Een van de belangrijkste doelen van aanwezigheidsbeheer is het verminderen van de hoeveelheid verzuim op de werkplek. Om dit doel te bereiken, zal personeel van human resources vaak nauw samenwerken met managers en supervisors om ervoor te zorgen dat de werkomgeving en werkplekcultuur zodanig zijn dat werknemers zich gewaardeerd voelen voor hun bijdragen. Dit op zijn beurt dient om medewerkers te motiveren om op tijd op het werk te zijn en om productief te zijn tijdens de toegewezen uren. Deze prikkels kunnen een breed scala aan uitdrukkingen aannemen, variërend van mondelinge ondersteuning door managers, officiële erkenning voor een goed werk van eigenaren en leidinggevenden, en mogelijk zelfs bonussen of andere voordelen die werknemers belonen voor hun ijver.
Om deel te nemen aan de taak van aanwezigheidsbeheer, is het noodzakelijk om het aanwezigheidsrecord van elke werknemer binnen de organisatie bij te houden. Meestal houdt dit een soort systeem in dat het mogelijk maakt om te weten wanneer een werknemer zich meldt voor werk en wanneer die werknemer vertrekt voor de dag. Het systeem maakt het ook mogelijk om alle aangevoerde redenen voor het niet-werken te documenteren. Tegenwoordig zullen veel bedrijven softwareprogramma's gebruiken om ziekteverzuim in het algemeen te catalogiseren en bij te houden, met meer specifieke informatie voor elke instantie. Dit maakt het mogelijk om te zien of er zich een patroon ontwikkelt waarin een werknemer op bepaalde dagen routinematig ziek lijkt te zijn, en of er een vorm van counseling of discipline moet worden gevolgd.
Hoewel het doel van aanwezigheidsbeheer is om spijbelen op de werkplek te corrigeren, zodat noch het bedrijf noch zijn werknemers door verzuim worden gehinderd, kunnen de resultaten van de tracking ook aangeven dat bepaalde werknemers niet kunnen worden gered en het in het beste belang van het bedrijf is en de overige werknemers om de werkrelatie te verbreken. Doorgaans zullen bedrijven een redelijke inspanning leveren om medewerkers te adviseren die vaak afwezig zijn en proberen problemen op te lossen die tot extreem verzuim leiden. Wanneer die inspanningen niet leiden tot een verandering van gewoonte, is beëindiging van de tewerkstelling van het individu vaak de meest kosteneffectieve en praktische oplossing.