Qu'est-ce que la gestion des présences?
La gestion des présences est un terme utilisé pour décrire les divers outils et stratégies de gestion qui aident à améliorer l'assiduité des employés. Lorsqu'il est efficace, ce type de contrôle de présence aide l'employeur à éviter les temps d'arrêt pouvant être causés par l'absence d'un employé, ainsi qu'à éviter de surcharger d'autres employés avec des tâches supplémentaires afin d'éviter ces temps d'arrêt. Un certain nombre d’outils sont utilisés dans le processus de gestion des présences, notamment les horloges horaires, les feuilles de temps gérées par les employés et même un logiciel de suivi du temps permettant de fournir un instantané de la présence des employés sur une période donnée.
L'un des principaux objectifs de la gestion de l'assiduité est de réduire le nombre d'absentéismes au travail. Afin d'atteindre cet objectif, le personnel des ressources humaines travaillera souvent en étroite collaboration avec les gestionnaires et les superviseurs pour s'assurer que l'environnement de travail et la culture du lieu de travail sont tels que les employés se sentent valorisés pour leurs contributions. Cela sert à motiver les employés à être au travail à temps et à être productifs pendant les heures qui leur sont assignées. Ces incitations peuvent prendre diverses expressions, allant du soutien verbal des dirigeants à la reconnaissance officielle du travail bien fait des propriétaires et des dirigeants, voire aux primes ou autres avantages qui récompensent les employés pour leur diligence.
Pour pouvoir gérer les présences, il est nécessaire de suivre le registre des présences de chaque employé de l’organisation. En règle générale, cela implique l’utilisation d’un système permettant de savoir quand un employé se présente au travail et quand cet employé quitte pour la journée. Le système permettra également de documenter toutes les raisons invoquées pour ne pas être au travail. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises vont utiliser des logiciels pour cataloguer et suivre l'absentéisme en général, en reliant des informations plus spécifiques à chaque instance. Cela permet de voir si un modèle se développe, dans lequel un employé semble régulièrement tomber malade certains jours, et si un type de conseil ou de discipline devrait être suivi.
Bien que l'objectif de la gestion des présences soit de corriger l'absentéisme scolaire sur le lieu de travail afin que ni la société ni ses employés ne soient gênés par l'absentéisme, les résultats du suivi peuvent également indiquer que certains employés ne peuvent pas être sauvés et que cela sert au mieux les intérêts de l'entreprise. et les employés restants pour rompre la relation de travail. En règle générale, les entreprises déploient des efforts raisonnables pour conseiller les employés fréquemment absents et tenter de résoudre les problèmes qui conduisent à un absentéisme extrême. Lorsque ces efforts n'aboutissent pas à un changement d'habitude, mettre fin à l'emploi de l'individu est souvent la solution la plus rentable et la plus pratique.