Vad är närvarohantering?

Närvarohantering är ett begrepp som används för att beskriva de olika ledningsverktygen och strategierna som hjälper till att förbättra de anställdas regelbundna närvaro. När det är effektivt hjälper denna typ av närvarokontroll arbetsgivaren att undvika att uppleva någon stillestånd som kan uppstå på grund av frånvaron av en anställd, samt hjälper till att förhindra överbelastning av andra anställda med ytterligare uppgifter för att undvika dessa stillestånd. Ett antal verktyg används i processen för närvarohantering, inklusive tidsklockor, anställda underhålls tidrapporter och till och med tidspårningsprogramvara som hjälper till att ge en bild av anställdas närvaro under en viss tidsperiod.

Ett av huvudmålen för närvarohantering är att minska mängden frånvaro som förekommer på arbetsplatsen. För att uppnå detta mål kommer personalresurser ofta att arbeta nära med chefer och handledare för att se till att arbetsmiljön och arbetsplatskulturen är sådan att de anställda känner sig värda för sina bidrag. Detta tjänar i sin tur till att motivera de anställda att vara i arbetet i tid och att vara produktiva under sina tilldelade timmar. Dessa incitament kan ta ett brett spektrum av uttryck, allt från muntligt stöd från chefer, officiellt erkännande för ett bra jobb gjort från ägare och chefer och eventuellt till och med bonusar eller andra fördelar som belönar anställda för deras aktsamhet.

För att delta i närvarohanteringsuppgiften är det nödvändigt att spåra närvarojournalen för varje anställd inom organisationen. Vanligtvis innebär detta att man använder ett slags system som gör det möjligt att veta när en anställd rapporterar för arbete och när den anställden lämnar för dagen. Systemet kommer också att möjliggöra dokumentation av alla skäl som presenteras för att de inte är i arbete. Idag kommer många företag att använda programvara för att katalogisera och spåra frånvaro i allmänhet och relatera mer specifik information till varje instans. Genom att göra det är det möjligt att se om ett mönster utvecklas där en anställd verkar rutinmässigt kalla in sjuka på vissa dagar, och om någon typ av rådgivning eller disciplin bör tas.

Även om målet med närvarohantering är att korrigera truancy på arbetsplatsen så att varken företaget eller dess anställda är besvärade av frånvaro, kan resultaten av spårningen också indikera att vissa anställda inte kan räddas och det är i företagets bästa och de återstående anställda för att avbryta arbetsförhållandet. Vanligtvis kommer företag att göra en rimlig ansträngning för att rådgöra anställda som ofta är frånvarande och försöker lösa de problem som leder till extrem frånvaro. När dessa ansträngningar inte leder till förändring av vana, är det ofta den mest kostnadseffektiva och praktiska lösningen att avsluta anställningen.