Cos'è la gestione presenze?

Gestione presenze è un termine usato per descrivere i vari strumenti e strategie manageriali che aiutano a migliorare la frequenza regolare dei dipendenti. Se efficace, questo tipo di controllo delle presenze aiuta il datore di lavoro a evitare di sperimentare eventuali tempi di inattività che potrebbero verificarsi a causa dell'assenza di un dipendente, nonché a prevenire il sovraccarico di altri dipendenti con attività aggiuntive al fine di evitare tali tempi di inattività. Numerosi strumenti vengono utilizzati nel processo di gestione delle presenze, tra cui orologi, schede di gestione dei dipendenti e persino software di monitoraggio del tempo che consente di fornire un'istantanea della presenza dei dipendenti in un determinato periodo di tempo.

Uno dei principali obiettivi della gestione delle presenze è ridurre la quantità di assenteismo che si verifica sul posto di lavoro. Al fine di raggiungere questo obiettivo, il personale delle risorse umane lavorerà spesso a stretto contatto con manager e supervisori per assicurarsi che l'ambiente di lavoro e la cultura del luogo di lavoro siano tali che i dipendenti si sentano apprezzati per il loro contributo. Questo a sua volta serve a motivare i dipendenti a lavorare in tempo e ad essere produttivi durante le ore loro assegnate. Questi incentivi possono assumere una vasta gamma di espressioni, che vanno dal supporto verbale da parte dei dirigenti, al riconoscimento ufficiale per un lavoro ben fatto da proprietari e dirigenti, e forse anche bonus o altri benefici che premiano i dipendenti per la loro diligenza.

Al fine di impegnarsi nel compito di gestione delle presenze, è necessario tenere traccia del registro delle presenze di ciascun dipendente all'interno dell'organizzazione. In genere, ciò comporta l'utilizzo di una sorta di sistema che consente di sapere quando un dipendente fa rapporto per lavoro e quando quel lavoratore parte per la giornata. Il sistema consentirà inoltre di documentare eventuali motivi presentati per non essere al lavoro. Oggi, molte aziende useranno programmi software per catalogare e tracciare l'assenteismo in generale, mettendo in relazione informazioni più specifiche con ciascuna istanza. In questo modo è possibile vedere se si sta sviluppando un modello in cui un dipendente sembra chiamare regolarmente malati in determinati giorni e se dovrebbe essere preso un tipo di consulenza o disciplina.

Mentre l'obiettivo della gestione delle presenze è quello di correggere l'assenza di responsabilità sul posto di lavoro in modo che né l'azienda né i suoi dipendenti siano gravati dall'assenteismo, i risultati del monitoraggio possono anche indicare che alcuni dipendenti non possono essere recuperati ed è nel migliore interesse dell'azienda e gli altri dipendenti per recidere il rapporto di lavoro. In genere, le aziende faranno uno sforzo ragionevole per consigliare i dipendenti che sono spesso assenti e tentare di risolvere qualsiasi problema che porti all'estremo assenteismo. Quando tali sforzi non comportano un cambio di abitudine, la conclusione del rapporto di lavoro dell'individuo è spesso la soluzione più economica e pratica.