O que é gerenciamento de presença?
Gerenciamento de presença é um termo usado para descrever as várias ferramentas e estratégias gerenciais que ajudam a melhorar a presença regular de funcionários. Quando eficaz, esse tipo de controle de presença ajuda o empregador a evitar qualquer tempo de inatividade que possa ocorrer devido à ausência de um funcionário, além de ajudar a evitar sobrecarregar outros funcionários com tarefas adicionais para evitar esses períodos de inatividade. Várias ferramentas são usadas no processo de gerenciamento de presença, incluindo relógios de ponto, folhas de ponto mantidas pelos funcionários e até mesmo software de rastreamento de tempo que ajuda a fornecer um instantâneo da presença dos funcionários durante um período especificado.
Um dos principais objetivos do gerenciamento de presenças é reduzir a quantidade de absenteísmo que ocorre no local de trabalho. Para atingir esse objetivo, o pessoal de recursos humanos geralmente trabalha em estreita colaboração com gerentes e supervisores para garantir que o ambiente de trabalho e a cultura do local de trabalho sejam tais que os funcionários se sintam valorizados por suas contribuições. Por sua vez, isso serve para motivar os funcionários a trabalhar no horário e a serem produtivos durante o horário designado. Esses incentivos podem ter uma ampla variedade de expressões, desde apoio verbal de gerentes, reconhecimento oficial de um trabalho bem feito por proprietários e executivos e possivelmente até bônus ou outros benefícios que recompensam os funcionários por sua diligência.
Para participar da tarefa de gerenciamento de presença, é necessário rastrear o registro de presença de cada funcionário da organização. Normalmente, isso envolve o uso de algum tipo de sistema que possibilita saber quando um funcionário se reporta para o trabalho e quando esse funcionário sai para o dia. O sistema também permitirá documentar os motivos apresentados por não estar no trabalho. Hoje, muitas empresas usam programas de software para catalogar e rastrear o absenteísmo em geral, relacionando informações mais específicas a cada instância. Com isso, é possível verificar se um padrão está sendo desenvolvido no qual um funcionário parece rotineiramente ficar doente em determinados dias e se algum tipo de aconselhamento ou disciplina deve ser adotado.
Embora o objetivo do gerenciamento de presenças seja corrigir a evasão no local de trabalho para que nem a empresa nem seus funcionários sejam sobrecarregados pelo absenteísmo, os resultados do rastreamento também podem indicar que determinados funcionários não podem ser recuperados e isso é do melhor interesse da empresa e os funcionários restantes para romper a relação de trabalho. Normalmente, as empresas farão um esforço razoável para aconselhar os funcionários que estão freqüentemente ausentes e tentar resolver quaisquer problemas que levem ao absenteísmo extremo. Quando esses esforços não resultam em mudança de hábito, o término do emprego do indivíduo geralmente é a solução mais econômica e prática.