Co to jest zarządzanie frekwencją?
Zarządzanie frekwencją to termin używany do opisania różnych narzędzi i strategii zarządzania, które pomagają w poprawie regularnej obecności pracowników. Gdy jest to skuteczne, ten rodzaj kontroli obecności pomaga pracodawcy uniknąć wszelkich przestojów, które mogą wystąpić z powodu nieobecności pracownika, a także pomaga uniknąć przeciążania innych pracowników dodatkowymi zadaniami w celu uniknięcia tych przestojów. W procesie zarządzania frekwencją wykorzystywanych jest wiele narzędzi, w tym zegary czasu, arkusze czasu pracy utrzymywane przez pracownika, a nawet oprogramowanie do śledzenia czasu, które pomaga zapewnić migawkę obecności pracowników przez określony czas.
Jednym z głównych celów zarządzania frekwencją jest ograniczenie absencji w miejscu pracy. Aby osiągnąć ten cel, personel zasobów ludzkich często ściśle współpracuje z menedżerami i przełożonymi, aby upewnić się, że środowisko pracy i kultura miejsca pracy są takie, że pracownicy czują się doceniani za swój wkład. To z kolei służy motywowaniu pracowników do terminowej pracy i produktywności w wyznaczonych godzinach. Zachęty te mogą przybierać różne formy, od ustnego wsparcia ze strony kierowników, oficjalnego uznania za dobrze wykonaną pracę od właścicieli i kadry kierowniczej, a może nawet premii lub innych korzyści nagradzających pracowników za ich staranność.
Aby zaangażować się w zarządzanie frekwencją, konieczne jest śledzenie historii obecności każdego pracownika w organizacji. Zazwyczaj wiąże się to z użyciem pewnego rodzaju systemu, który pozwala wiedzieć, kiedy pracownik zgłasza się do pracy i kiedy pracownik odchodzi na dany dzień. System pozwoli również udokumentować wszelkie przedstawione powody nieobecności w pracy. Obecnie wiele firm będzie używać programów do ogólnego katalogowania i śledzenia absencji, odnosząc bardziej szczegółowe informacje do każdego wystąpienia. Dzięki temu można sprawdzić, czy rozwija się wzorzec, w którym pracownik wydaje się rutynowo dzwonić z powodu choroby w określone dni i czy należy zastosować jakieś doradztwo lub dyscyplinę.
Chociaż celem zarządzania frekwencją jest poprawienie wagarowania w miejscu pracy, tak aby ani firma, ani jej pracownicy nie byli obciążeni absencją, wyniki śledzenia mogą również wskazywać, że niektórzy pracownicy nie mogą zostać uratowani i jest to w najlepszym interesie firmy oraz pozostali pracownicy, aby zerwać stosunek pracy. Zazwyczaj firmy podejmują uzasadnione starania, aby doradzać pracownikom, którzy są często nieobecni, i próbować rozwiązać wszelkie problemy prowadzące do skrajnej nieobecności. Gdy wysiłki te nie powodują zmiany nawyków, zakończenie zatrudnienia danej osoby jest często najbardziej opłacalnym i praktycznym rozwiązaniem.