Wat is Business Process Management?
De term bedrijfsprocesbeheer wordt gebruikt om uit te leggen hoe de taken en procedures worden gevolgd om de functies van elke functie in een bedrijf te voltooien. Het beheer van het bedrijfsproces is meestal de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd of de teammanager. Binnen een groot bedrijf in een sterk gereguleerde industrie kan hij of zij een kantoor hebben dat zich toelegt op bedrijfsprocesbeheer.
Er zijn vijf categorieën activiteiten in de levenscyclus van bedrijfsprocesbeheer; ontwerp, modellering, uitvoering, monitoring en optimalisatie. Deze categorieën zijn consistent van toepassing op alle bedrijfsprocesbeheer, ongeacht schaal of branche. Elke activiteit moet op volgorde worden voltooid.
Het ontwerpaspect van bedrijfsprocesbeheer vereist een beoordeling van het huidige proces, bekende problemen en het ontwerp van een ideaal bedrijfsproces. Het procesontwerp moet niet worden beperkt tot computersystemen, maar moet interpersoonlijke processen, menselijke interactie met systemen en systeem-systeemverbindingen omvatten. Zorg ervoor dat het nieuwe ontwerp de standaardprocedure, serviceniveau-overeenkomsten, escalaties en proceswerkstroom omvat.
Modellering omvat een cijferanalyse van het voorgestelde beheer van bedrijfsprocessen. In dit proces nemen medewerkers de details van het ontwerp en volledige prestatieanalyse onder een aantal mogelijke scenario's onder de loep. Deze activiteit test de impact van verschillende beslissingen op het bedrijfsproces en de totale onderneming.
De uitvoerings- of implementatiefase is waar de impact van de beslissingen in de ontwerp- en modelleringsfase wordt gevoeld. Heel vaak worden systemen geselecteerd om problemen met het beheer van bedrijfsprocessen aan te pakken. Het juiste gebruik van technologie kan enorme voordelen voor het bedrijf opleveren, helpen bij de handhaving van het geaccepteerde beheer van bedrijfsprocessen en zorgen voor een consistente toepassing van het nieuwe proces in de hele organisatie.
De daadwerkelijke implementatie van een bedrijfsprocesbeheersysteem is een complex project, groot in omvang en kosten. Om het beheer van bedrijfsprocessen in een organisatie te verbeteren, moeten geaccepteerde bedrijfspraktijken en routines worden gewijzigd die medewerkers vertrouwd zijn en comfortabel kunnen gebruiken. Dit soort verandering is nooit gemakkelijk.
Het monitoren van de wijzigingen in de uitvoeringsfase wordt vaak verwaarloosd. In dit stadium is er een zekere mate van "veranderingsmoeheid" die is ingezet. Medewerkers kunnen slechts zoveel veranderingen binnen een organisatie binnen een bepaald tijdsbestek absorberen. Als het juiste niveau van middelen niet aan deze fase wordt besteed, wordt de kans gemist om tijdig aanpassingen aan te brengen. Vertragingen bij het aanpassen van het bedrijfsprocesbeheersysteem of het gebruik van de tool door personeel kosten geld in fouten en tijd, en verhogen ook het risico voor de onderneming.
Optimalisatie van het beheer van bedrijfsprocessen begint meestal zes tot 12 maanden na de implementatie van het systeem. In dit stadium kunnen bedrijven beginnen met het accepteren van aanbevolen verbeteringen van het proces door personeel en management. Deze wijzigingen verbeteren de prestaties van het systeem, evenals de effectiviteit van de wijzigingen en het succes van het bedrijfsprocesbeheer.