Che cos'è la gestione dei processi aziendali?

Il termine gestione dei processi aziendali viene utilizzato per spiegare come vengono svolte le attività e le procedure seguite per completare le funzioni di ciascuna posizione in un'azienda. La gestione del processo aziendale è di solito responsabilità del capo reparto o del team manager. All'interno di una grande azienda in un settore altamente regolamentato, potrebbe avere un ufficio dedicato alla gestione dei processi aziendali.

Esistono cinque categorie di attività nel ciclo di vita della gestione dei processi aziendali; progettazione, modellazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione. Queste categorie si applicano in modo coerente a tutta la gestione dei processi aziendali, indipendentemente dalla scala o dal settore. Ogni attività deve essere completata in ordine.

L'aspetto progettuale della gestione dei processi aziendali richiede una revisione del processo attuale, problemi noti e la progettazione di un processo aziendale ideale. La progettazione del processo non dovrebbe essere limitata ai sistemi informatici, ma dovrebbe includere processi interpersonali, interazione umana con i sistemi e connessioni tra sistema e sistema. Assicurarsi che il nuovo design copra le procedure operative standard, gli accordi sui livelli di servizio, le escalation e il flusso di lavoro dei processi.

La modellazione prevede un'analisi approfondita della gestione dei processi aziendali proposta. In questo processo, il personale esamina da vicino i dettagli del progetto e completa l'analisi delle prestazioni in una serie di possibili scenari. Questa attività verifica l'impatto di varie decisioni sul processo aziendale e sull'intero business.

La fase di esecuzione o implementazione è quella in cui si sente l'impatto delle decisioni prese nelle fasi di progettazione e modellazione. Molto spesso, i sistemi vengono selezionati per affrontare i problemi di gestione dei processi aziendali. L'uso appropriato della tecnologia può comportare enormi vantaggi per l'azienda, assistere nell'applicazione della gestione dei processi aziendali accettata e garantire un'applicazione coerente del nuovo processo all'interno dell'organizzazione.

L'attuale implementazione di un sistema di gestione dei processi aziendali è un progetto complesso, ampio sia in termini di scala che di costo. Per migliorare la gestione dei processi aziendali all'interno di un'organizzazione è necessario modificare le pratiche commerciali e le routine accettate che il personale ha familiarità e che agisce bene. Questo tipo di cambiamento non è mai facile.

Il monitoraggio delle modifiche apportate in fase di esecuzione viene spesso trascurato. In questa fase, è iniziata una certa "fatica da cambiamento". Il personale può assorbire così tanti cambiamenti all'interno di un'organizzazione in un determinato arco di tempo. La mancata assegnazione di un livello adeguato di risorse a questa fase comporta la mancata opportunità di apportare modifiche in modo tempestivo. I ritardi nell'adeguamento del sistema di gestione dei processi aziendali o dell'utilizzo da parte del personale dello strumento costano denaro in errori e tempo, oltre ad aumentare il rischio per l'azienda.

L'ottimizzazione della gestione dei processi aziendali di solito inizia da sei a 12 mesi dopo l'implementazione del sistema. In questa fase, le aziende possono iniziare ad accettare i miglioramenti raccomandati al processo da parte del personale e della direzione. Queste modifiche migliorano le prestazioni del sistema, nonché l'efficacia delle modifiche e il successo della gestione dei processi aziendali.