Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Der Begriff Geschäftsprozessmanagement wird verwendet, um zu erklären, wie die Aufgaben und Verfahren ausgeführt werden, mit denen die Funktionen jeder Position in einem Unternehmen ausgeführt werden. Das Management des Geschäftsprozesses liegt in der Regel in der Verantwortung des Abteilungs- oder Teamleiters. In einem großen Unternehmen in einer stark regulierten Branche hat er oder sie möglicherweise ein Büro, das sich dem Geschäftsprozessmanagement widmet.
Es gibt fünf Kategorien von Aktivitäten im Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements. Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Diese Kategorien gelten einheitlich für das gesamte Geschäftsprozessmanagement, unabhängig von Größe oder Branche. Jede Aktivität muss in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden.
Der Entwurfsaspekt des Geschäftsprozessmanagements erfordert eine Überprüfung des aktuellen Prozesses, bekannter Probleme und den Entwurf eines idealen Geschäftsprozesses. Das Prozessdesign sollte nicht auf Computersysteme beschränkt sein, sondern zwischenmenschliche Prozesse, die menschliche Interaktion mit Systemen und System-zu-System-Verbindungen umfassen. Stellen Sie sicher, dass das neue Design die Standardarbeitsanweisungen, Service Level Agreements, Eskalationen und Prozessabläufe abdeckt.
Die Modellierung beinhaltet eine Zahlenanalyse des vorgeschlagenen Geschäftsprozessmanagements. In diesem Prozess untersuchen die Mitarbeiter die Details des Designs und führen eine vollständige Leistungsanalyse anhand einer Reihe möglicher Szenarien durch. In dieser Aktivität werden die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen auf den Geschäftsprozess und das Gesamtgeschäft getestet.
In der Ausführungs- oder Implementierungsphase werden die Auswirkungen der in der Entwurfs- und Modellierungsphase getroffenen Entscheidungen spürbar. Sehr oft werden Systeme ausgewählt, um Probleme mit dem Geschäftsprozessmanagement zu lösen. Der angemessene Einsatz von Technologie kann dem Unternehmen enorme Vorteile bringen, die Durchsetzung des akzeptierten Geschäftsprozessmanagements unterstützen und eine einheitliche Anwendung des neuen Prozesses im gesamten Unternehmen sicherstellen.
Die tatsächliche Implementierung eines Geschäftsprozessmanagementsystems ist ein komplexes Projekt, das sowohl umfangreich als auch kostenintensiv ist. Um das Geschäftsprozessmanagement in einer Organisation zu verbessern, müssen akzeptierte Geschäftspraktiken und -routinen geändert werden, mit denen die Mitarbeiter vertraut und vertraut sind. Diese Art der Veränderung ist niemals einfach.
Die Überwachung der in der Ausführungsphase vorgenommenen Änderungen wird häufig vernachlässigt. Zu diesem Zeitpunkt hat sich eine gewisse "Veränderungsermüdung" eingestellt. Die Mitarbeiter können nur innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens so viel Veränderung innerhalb einer Organisation aufnehmen. Wenn in dieser Phase keine angemessenen Ressourcen bereitgestellt werden, wird die Gelegenheit verpasst, Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen. Verzögerungen bei der Anpassung des Geschäftsprozessmanagementsystems oder des Einsatzes des Tools durch die Mitarbeiter kosten Fehler und Zeit und erhöhen das Risiko für das Unternehmen.
Die Optimierung des Geschäftsprozessmanagements beginnt in der Regel sechs bis 12 Monate nach der Implementierung des Systems. In dieser Phase können Unternehmen anfangen, von Mitarbeitern und Management empfohlene Verbesserungen des Prozesses zu akzeptieren. Diese Änderungen verbessern die Leistung des Systems sowie die Effektivität der Änderungen und den Erfolg des Geschäftsprozessmanagements.