Vad är affärsprocesshantering?

Termen affärsprocesshantering används för att förklara hur de uppgifter och procedurer som följs för att utföra funktionerna för varje position i ett företag görs. Hanteringen av affärsprocessen är vanligtvis ansvaret för avdelningschefen eller teamledaren. Inom ett stort företag i en mycket reglerad bransch kan han eller hon ha ett kontor som ägnas åt affärsprocesshantering.

Det finns fem kategorier av aktiviteter i livscykeln för affärsprocesshanteringen; design, modellering, exekvering, övervakning och optimering. Dessa kategorier gäller konsekvent för all affärsprocesshantering, oavsett skala eller bransch. Varje aktivitet måste genomföras i ordning.

Designaspekten för affärsprocesshantering kräver en översyn av den aktuella processen, kända problem och utformningen av en idealisk affärsprocess. Processdesignen bör inte begränsas till datorsystem utan bör omfatta interpersonella processer, mänsklig interaktion med system och system-till-systemanslutningar. Se till att den nya designen täcker standarddrift, serviceavtal, upptrappningar och processflöde.

Modellering involverar en antal knasande analys av den föreslagna affärsprocesshanteringen. I denna process tittar personalen noggrant på detaljerna i designen och fullständig prestationsanalys under en serie möjliga scenarier. Denna aktivitet testar påverkan av olika beslut på affärsprocessen och den övergripande verksamheten.

Utförings- eller implementeringsfasen är där effekterna av de beslut som fattas i konstruktions- och modelleringsfasen kännas. Mycket ofta väljs system för att hantera problem med hanteringen av affärsprocesser. En lämplig användning av teknik kan ge stora fördelar för företaget, hjälpa till att upprätthålla den accepterade hanteringen av affärsprocesser och säkerställa en konsekvent tillämpning av den nya processen i hela organisationen.

Den faktiska implementeringen av ett affärsprocesshanteringssystem är ett komplext projekt, stort i både skala och kostnad. Att förbättra affärsprocesshanteringen i en organisation innebär att man ändrar accepterade affärsmetoder och rutiner som personalen är bekant med och bekväm att göra. Denna typ av förändring är aldrig lätt.

Övervakning av de förändringar som gjorts i utförandet är ofta försummade. I detta skede finns det en viss mängd "förändringsutmattning" som har ställts in. Personal kan bara absorbera så mycket förändring inom en organisation inom en viss tidsram. Underlåtenhet att avsätta lämplig resursnivå till detta steg resulterar i missade möjligheter att göra justeringar i tid. Förseningar i anpassning av affärsprocesshanteringssystemet eller personalens användning av verktyget kostar pengar i misstag och tid, samt ökar risken för verksamheten.

Optimering av affärsprocesshantering börjar vanligtvis sex till 12 månader efter implementeringen av systemet. I detta skede kan företag börja acceptera rekommenderade förbättringar av processen från personal och ledning. Dessa förändringar förbättrar systemets prestanda, liksom effektiviteten i förändringarna och framgången för affärsprocesshanteringen.