Hva er forretningsprosessstyring?

Begrepet forretningsprosessstyring brukes for å forklare hvordan oppgavene og prosedyrene som følges for å fullføre funksjonene til hver stilling i en virksomhet blir utført. Ledelsen av forretningsprosessen er vanligvis ansvaret for avdelingslederen eller teamlederen. I et stort selskap i en meget regulert bransje kan han eller hun ha et kontor dedikert til forretningsprosessstyring.

Det er fem kategorier av aktiviteter i livssyklusen for forretningsprosessstyring; design, modellering, utførelse, overvåking og optimalisering. Disse kategoriene gjelder konsekvent for all forretningsprosessstyring, uavhengig av skala eller bransje. Hver aktivitet må fullføres i rekkefølge.

Designaspektet ved forretningsprosessstyring krever en gjennomgang av den nåværende prosessen, kjente problemer og utformingen av en ideell forretningsprosess. Prosessdesignet skal ikke være begrenset til datasystemer, men bør inkorporere mellommenneskelige prosesser, menneskelig interaksjon med systemer og system-til-systemforbindelser. Forsikre deg om at den nye designen dekker standard driftsprosedyre, servicenivåavtaler, opptrappinger og prosessarbeidsflyt.

Modellering innebærer en antall knasende analyse av den foreslåtte forretningsprosessstyringen. I denne prosessen tar de ansatte en nærmere titt på detaljene i designen og fullstendig ytelsesanalyse under en rekke mulige scenarier. Denne aktiviteten tester virkningen av ulike beslutninger på forretningsprosessen og den samlede virksomheten.

Utførelses- eller implementeringsfasen er der virkningen av beslutningene som tas i prosjekterings- og modelleringsfasen merkes. Svært ofte velges systemer for å løse problemer med forretningsprosessstyring. Passende bruk av teknologi kan gi store fordeler for selskapet, bidra til håndheving av akseptert styring av forretningsprosesser og sikre jevn anvendelse av den nye prosessen i hele organisasjonen.

Selve implementeringen av et forretningsprosessstyringssystem er et komplekst prosjekt, stort både i omfang og kostnader. Å forbedre forretningsprosessstyringen på tvers av en organisasjon innebærer å endre akseptert forretningsdrift og rutiner som personalet er kjent med og komfortable gjør. Denne typen endringer er aldri lett.

Overvåking av endringene som ble gjort i utførelsesstadiet blir ofte forsømt. På dette stadiet er det en viss "endret tretthet" som har satt seg inn. Personalet kan bare absorbere så mye endring i en organisasjon i en viss tidsramme. Unnlatelse av å bruke passende ressursnivå til dette stadiet resulterer i glipp av muligheten til å gjøre justeringer på rett tid. Forsinkelser med å justere forretningsprosessstyringssystemet eller personalets bruk av verktøyet koster penger i feil og tid, samt øke risikoen for virksomheten.

Optimalisering av forretningsprosessstyring begynner vanligvis seks til 12 måneder etter implementering av systemet. På dette stadiet kan firmaer begynne å godta anbefalte forbedringer av prosessen fra ansatte og ledelse. Disse endringene forbedrer ytelsen til systemet, så vel som effektiviteten av endringene og suksessen til forretningsprosessstyringen.