Wat doet een inkoopassistent?
Een inkoopassistent is een persoon die werkt op de inkoopafdeling van een bedrijf of een winkel. Deze persoon kan de oudere kopers of kopers helpen bij het nemen van beslissingen over de aankopen die moeten worden gedaan, hoewel de meeste inkoopmedewerkers meer werken aan de administratieve en gegevensinvoerzijde van zaken. Sommige dienen ook als contactpunt tussen de inkoopafdeling en de fabrikanten of bedrijven waar de artikelen worden gekocht. Het is belangrijk voor iedereen die als inkoopassistent wil werken om veel aandacht te hebben voor detail en om complexe rapporten, inkooporders en facturen te begrijpen.
Er zijn meestal niet veel specifieke opleidingsvereisten om inkoopassistent te worden. De meeste mensen zullen minimaal een middelbare schoolopleiding hebben gevolgd en mogelijk een universitair of universitair diploma in bedrijf of boekhouding, hoewel de meeste bedrijven dit niet nodig hebben en bereid zijn on-the-job training te geven voor deze instappositie. Mensen die uiteindelijk als koper of koper willen werken, beginnen hier vaak als inkoopassistent en proberen zich na enkele maanden of jaren in de functie op te werken, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.
Administratief werk en gegevensinvoer zijn vaak het grootste aspect van het werk van een inkoopassistent. Wanneer de senior koper beslissingen neemt over wat hij voor het bedrijf moet kopen en wanneer, kan deze informatie vervolgens worden verstrekt aan de inkoopassistent die verantwoordelijk is voor het opstellen van de inkooporder en eventueel zelfs het plaatsen ervan. Om deze reden is een uitstekende aandacht voor detail vereist om dure fouten te voorkomen. Op wekelijkse of maandelijkse basis kan de assistent verantwoordelijk zijn voor het opstellen van gedetailleerde inkooprapporten en ervoor zorgen dat facturen worden opgesteld en verspreid zoals vereist.
Het is ook belangrijk voor een inkoopassistent om een goede klantenservice te kunnen bieden, omdat hij of zij misschien contact heeft met externe fabrikanten of aannemers. Hoewel zijn of haar superieuren waarschijnlijk degenen zijn die contracten opstellen, kan de assistent degene zijn die ze stuurt en ervoor zorgt dat ze correct worden ingevuld en ondertekend, dus het is belangrijk om positieve relaties met fabrikanten of aannemers te ontwikkelen. Naast deze reguliere taken moet een inkoopassistent mogelijk ook algemene kantoorondersteuning bieden, zoals het beantwoorden van telefoons, archiveren en het bedienen van verschillende soorten kantoortechnologie zoals faxmachines.