Hva gjør en innkjøpsassistent?

En innkjøpsassistent er en person som jobber i innkjøpsavdelingen for en virksomhets- eller detaljhandelsinstitusjon. Denne personen kan hjelpe seniorkjøperne eller kjøperne med å ta beslutninger om hva kjøp de skal gjøre, selv om de fleste kjøperassistenter jobber mer på den administrative og dataregistreringssiden av ting. Noen vil også fungere som kontaktpunkt mellom innkjøpsavdelingen og produsentene eller bedriftene som varene er kjøpt fra. Det er viktig for alle som ønsker å jobbe som innkjøpsassistent å ha høy oppmerksomhet på detaljer, og muligheten til å forstå komplekse rapporter, innkjøpsordrer og fakturaer.

Det er vanligvis ikke mange spesifikke utdanningskrav for å bli kjøpsassistent. De fleste vil ha minst en videregående utdanning og muligens en tilknyttet eller bachelorgrad i virksomhet eller regnskap, selv om de fleste virksomheter ikke krever dette, og er villige til å tilby opplæring i jobben for dette inngangsnivåetstilling. Personer som til slutt vil jobbe som kjøper eller kjøper, vil ofte starte her som kjøpsassistent, og forsøke å jobbe seg opp etter noen måneder eller år i stillingen, avhengig av størrelsen på virksomheten.

Administrativt arbeid og dataregistrering er ofte det største aspektet av jobben som en innkjøpsassistent. Når seniorkjøperen tar beslutninger om hva de skal kjøpe for selskapet, og når, kan denne informasjonen da gis til innkjøpsassistenten som er ansvarlig for å utarbeide innkjøpsordren, og muligens til og med plassere den. Av denne grunn kreves det en utmerket oppmerksomhet på detaljer for å unngå kostbare feil. På ukentlig eller månedlig basis kan assistenten være ansvarlig for å utarbeide detaljerte innkjøpsrapporter, og sikre at fakturaer er utarbeidet og distribuert etter behov.

Det er også viktig for en kjøpsassistent tO kan tilby god kundeservice, siden han eller hun kan være den som blir kontaktet av eksterne produsenter eller entreprenører. Selv om hans eller hennes overordnede sannsynligvis vil være de som trekker opp kontrakter, kan assistenten være den som sender dem, og sikre at de er fullført og signert ordentlig, så det er viktig å utvikle positive forhold til produsenter eller entreprenører. I tillegg til disse vanlige oppgavene, kan en innkjøpsassistent også måtte tilby generalisert kontorstøtte som å svare på telefoner, arkivere og betjene forskjellige stykker kontorteknologi som faksmaskiner.