Hva gjør en innkjøpsassistent?

En innkjøpsassistent er en person som jobber i innkjøpsavdelingen i en virksomhet eller detaljhandel. Denne personen kan hjelpe seniorkjøperne eller kjøperne med å ta beslutninger om hvilke kjøp de skal gjøre, selv om de fleste innkjøpsassistenter jobber mer på den administrative og datainnføringssiden av ting. Noen vil også tjene som et kontaktpunkt mellom innkjøpsavdelingen og produsentene eller bedriftene varene kjøpes fra. Det er viktig for alle som ønsker å jobbe som innkjøpsassistent å ha stor oppmerksomhet på detaljer, og evnen til å forstå komplekse rapporter, innkjøpsordrer og fakturaer.

Det er vanligvis ikke mange spesifikke utdanningskrav for å bli innkjøpsassistent. De fleste vil ha minst en videregående utdanning og muligens en tilknytnings- eller bachelorgrad i virksomhet eller regnskap, selv om de fleste virksomheter ikke krever dette, og er villige til å gi opplæring på stedet for denne inngangsstillingen. Folk som til slutt vil jobbe som kjøper eller kjøper vil ofte begynne her som innkjøpsassistent, og forsøker å jobbe seg opp etter noen måneder eller år i stillingen, avhengig av størrelsen på virksomheten.

Administrativt arbeid og dataregistrering er ofte det største aspektet av jobben som en innkjøpsassistent. Når seniorkjøperen tar beslutninger om hva han skal kjøpe for selskapet og når, kan denne informasjonen bli gitt til innkjøpsassistenten som er ansvarlig for å utarbeide innkjøpsordren, og eventuelt til og med å plassere den. Av denne grunn kreves det en utmerket oppmerksomhet på detaljer for å unngå dyre feil. På ukentlig eller månedlig basis kan assistenten være ansvarlig for å utarbeide detaljerte innkjøpsrapporter, og sikre at fakturaer blir utarbeidet og distribuert etter behov.

Det er også viktig for en innkjøpsassistent å kunne tilby god kundeservice, siden det kan være han eller hun som blir kontaktet av eksterne produsenter eller entreprenører. Selv om hans eller hennes overordnede sannsynligvis vil være de som tegner kontrakter, kan assistenten være den som sender dem, og sørge for at de er fullført og signert ordentlig, så det er viktig å utvikle positive forhold til produsenter eller entreprenører. I tillegg til disse vanlige oppgavene, kan det hende at en innkjøpsassistent også må tilby generell kontorstøtte som telefonsvarer, arkivering og betjening av forskjellige kontorteknologier som faks.