Hvad gør en indkøbsassistent?
En indkøbsassistent er en person, der arbejder i indkøbsafdelingen i en virksomhed eller detailvirksomhed. Denne person kan muligvis hjælpe de seniorkøbere eller købere med at tage beslutninger om, hvilke køb de skal foretage, selvom de fleste indkøbsassistenter arbejder mere på den administrative og dataindtastningsside af tingene. Nogle vil også fungere som et kontaktpunkt mellem indkøbsafdelingen og de producenter eller virksomheder, som varerne købes fra. Det er vigtigt for alle, der ønsker at arbejde som indkøbsassistent, at have en stor opmærksomhed på detaljer og evnen til at forstå komplekse rapporter, indkøbsordrer og fakturaer.
Der er typisk ikke mange specifikke uddannelseskrav for at blive indkøbsassistent. De fleste mennesker har mindst en gymnasial uddannelse og muligvis en associeret eller bachelorgrad i erhverv eller regnskab, selvom de fleste virksomheder ikke kræver dette, og er villige til at give on-the-job-uddannelse til denne entry level position. Mennesker, der til sidst vil arbejde som køber eller køber, begynder ofte her som indkøbsassistent og forsøger at arbejde sig op efter et par måneder eller år i stillingen, afhængigt af virksomhedens størrelse.
Administrativt arbejde og indtastning af data er ofte det største aspekt af jobbet som en indkøbsassistent. Når seniorkøberen træffer beslutninger om, hvad han skal købe for virksomheden, og hvornår, kan disse oplysninger derefter gives til den indkøbsassistent, der er ansvarlig for at udarbejde indkøbsordren og muligvis endda placere den. Af denne grund kræves en fremragende opmærksomhed for detaljer for at undgå dyre fejl. På en ugentlig eller månedlig basis kan assistenten være ansvarlig for at udarbejde detaljerede indkøbsrapporter og sikre, at fakturaer udarbejdes og distribueres efter behov.
Det er også vigtigt for en indkøbsassistent at være i stand til at levere god kundeservice, da han eller hun måske er den, der er kontaktet af eksterne producenter eller entreprenører. Selvom hans eller hendes overordnede sandsynligvis er dem, der udarbejder kontrakter, kan assistenten være den, der sender dem, og sikre, at de er afsluttet og underskrevet korrekt, så det er vigtigt at udvikle positive forhold til producenter eller entreprenører. Ud over disse regelmæssige opgaver kan en indkøbsassistent muligvis også tilbyde generel kontorsupport, som f.eks. Telefonsvarer, arkivering og betjening af forskellige kontorteknologier, fx faxmaskiner.