Que fait un assistant aux achats?
Un assistant aux achats est une personne qui travaille dans le service des achats d'une entreprise ou d'un établissement de vente au détail. Cette personne peut aider les principaux acheteurs ou acheteurs à prendre des décisions concernant les achats à effectuer, bien que la plupart des assistants aux achats travaillent davantage sur les aspects administratifs et de saisie des données. Certains serviront également de point de contact entre le service des achats et les fabricants ou les entreprises auprès desquels les articles sont achetés. Il est important que quiconque souhaite travailler en tant qu'assistant aux achats porte une grande attention aux détails et soit capable de comprendre des rapports complexes, des bons de commande et des factures.
Il n’ya généralement pas beaucoup d’exigences spécifiques en matière d’éducation pour devenir assistant aux achats. La plupart des gens auront au moins un diplôme d'études secondaires et éventuellement un associé ou un baccalauréat en commerce ou en comptabilité, bien que la plupart des entreprises n'en aient pas besoin et soient disposés à dispenser une formation en cours d'emploi pour ce poste de débutant. Les personnes qui souhaitent éventuellement travailler en tant qu'acheteur ou acheteur commencent souvent ici en tant qu'assistante aux achats et essaient de faire leur chemin après plusieurs mois ou années d'activité, en fonction de la taille de l'entreprise.
Le travail administratif et la saisie de données constituent souvent l’aspect le plus important du travail d’un assistant aux achats. Lorsque le principal acheteur décide de ce qu'il doit acheter pour l'entreprise et à quel moment, ces informations peuvent ensuite être fournies à l'assistant aux achats, qui est chargé de préparer le bon de commande, voire de le placer. Pour cette raison, une excellente attention aux détails est requise afin d'éviter des erreurs coûteuses. Une fois par semaine ou par mois, l’assistant peut être chargé de préparer des rapports d’achat détaillés et de s’assurer que les factures sont préparées et distribuées selon les besoins.
Il est également important qu'un assistant aux achats soit en mesure de fournir un bon service client, car il peut s'agir de celui qui est contacté par des fabricants ou des sous-traitants externes. Bien que ses supérieurs soient probablement ceux qui rédigent les contrats, l'assistant peut être celui qui les envoie et veille à ce qu'ils soient bien remplis et signés. Il est donc important de développer des relations positives avec les fabricants ou les entrepreneurs. En plus de ces tâches habituelles, un assistant aux achats peut également avoir besoin de fournir une assistance bureautique générale, telle que répondre au téléphone, classer et utiliser diverses technologies bureautiques telles que les télécopieurs.