Vad gör en inköpsassistent?

En inköpsassistent är en person som arbetar i inköpsavdelningen i ett företag eller detaljhandel. Den här personen kan hjälpa äldre köpare eller köpare att fatta beslut om vilka inköp de ska göra, även om de flesta inköpsassistenter arbetar mer på den administrativa och datainmatningssidan av saker. En del kommer också att fungera som kontaktpunkt mellan inköpsavdelningen och tillverkarna eller företagen från vilka varorna köps. Det är viktigt för alla som vill arbeta som inköpsassistent att ha stor uppmärksamhet på detaljer och förmågan att förstå komplexa rapporter, inköpsorder och fakturor.

Det finns vanligtvis inte många specifika utbildningskrav för att bli inköpsassistent. De flesta kommer att ha minst en gymnasieutbildning och eventuellt en lärare eller kandidatexamen i företag eller redovisning, även om de flesta företag inte kräver detta, och är villiga att ge utbildning på plats för denna startnivå. Människor som så småningom vill arbeta som köpare eller köpare kommer ofta att börja här som inköpsassistent och försöka arbeta sig upp efter några månader eller år i positionen, beroende på företagets storlek.

Administrativt arbete och datainmatning är ofta den största aspekten av en inköpsassistent. När den äldre köparen fattar beslut om vad han ska köpa för företaget och när, kan den här informationen tillhandahållas den inköpsassistent som är ansvarig för att upprätta inköpsorder och eventuellt till och med placera den. Av denna anledning krävs en utmärkt uppmärksamhet på detaljer för att undvika kostsamma misstag. Varje vecka eller månad kan assistenten vara ansvarig för att utarbeta detaljerade inköpsrapporter och se till att fakturor utarbetas och distribueras vid behov.

Det är också viktigt för en inköpsassistent att kunna tillhandahålla god kundservice eftersom han eller hon kan vara den som kontaktas av externa tillverkare eller entreprenörer. Även om hans eller hennes överordnade sannolikt kommer att vara de som utarbetar kontrakt, kan assistenten vara den som skickar dem och se till att de är färdiga och signerade korrekt, så det är viktigt att utveckla positiva relationer med tillverkare eller entreprenörer. Utöver dessa vanliga uppgifter, kan en inköpsassistent också behöva tillhandahålla generaliserat kontorsupport såsom svara på telefoner, arkivering och hantering av olika kontorteknologier som faxmaskiner.