Wat doet een secretaris van thuis uit?
Een secretaresse vanuit huis voert verschillende administratieve taken uit voor een andere persoon of een zakelijke entiteit. Sommige bedrijven bieden secretaresse van thuisdiensten aan en deze bedrijven hebben een groot aantal ervaren secretaresses of beheerders op contractbasis in dienst. Ander werk van thuissecretarissen zijn zelfstandigen die geen banden hebben met secretariële bedrijven.
Doorgaans beantwoordt een secretaresse vanuit huis telefoontjes en behandelt deze klantproblemen namens een klant. De klant kan zijn telefoonlijn doorschakelen naar de thuislijn van de secretaris, maar in andere gevallen geeft de klant zijn eigen nummer aan de secretaris. Zoals elke administratief medewerker, moet een secretaresse vanuit huis berichten aannemen en belangrijke oproepen doorschakelen naar de client. Doorgaans onderhoudt de klant de hele dag contact met de secretaresse en geeft hij de secretaresse instructies over de klant die moet worden doorgestuurd en de tijdstippen waarop de klant niet bereikbaar is.
Home-gebaseerde secretaresses accepteren en reageren ook op e-mails namens een klant. Net als bij telefoongesprekken kunnen urgente e-mails rechtstreeks aan de client worden doorgegeven, terwijl minder belangrijke berichten kunnen worden opgeslagen en op een later tijdstip worden beantwoord. Sommige clients kunnen telefonische vergaderingen met hun secretaresse regelen, waarbij de client e-mails dicteert die de secretaresse vervolgens moet opstellen en naar klanten moet verzenden. Bovendien moet een secretaresse vanuit huis mogelijk ook brieven opstellen en versturen namens een klant.
Sommige kleine bedrijven vereisen ook dat secretaresses administratieve taken met betrekking tot bedrijfswebsites uitvoeren. De klant neemt normaal een programmeur in dienst om de site op te zetten, maar de secretaresse kan worden voorzien van inloginformatie en wordt gevraagd om de website-informatie dagelijks of wekelijks bij te werken. Wanneer een bedrijf een promotie organiseert, moet de secretaris mogelijk details van de promotie op de bedrijfswebsite plaatsen, evenals het opstellen en verzenden van promotie-e-mails.
Eigenaren van kleine bedrijven moeten vaak persoonlijke ontmoetingen met klanten organiseren om over verkoop- en servicecontracten te onderhandelen. In veel gevallen kan een thuissecretaris deze vergaderingen organiseren door contact op te nemen met de zakelijke partners en potentiële klanten van de klant. Normaal gesproken hebben secretaresses toegang tot de online agenda of planner van de klant, zodat de secretaresse details van deze vergaderingen kan opnemen.
De kwalificaties voor een secretaresse vanuit huis variëren op basis van de behoeften van de klant. Over het algemeen moet een secretaresse over goede typevaardigheden en klantenservice beschikken. Sommige bedrijven die een contract hebben met secretaresses vereisen dat werknemers met een contract een vorm van beroepsopleiding hebben gevolgd aan hogescholen of secretariële opleidingsscholen. Klanten die met buitenlandse klanten omgaan, hebben mogelijk werk van thuissecretarissen nodig om tweede taalvaardigheden te hebben.