Hva gjør en sekretær hjemmefra?
En sekretær hjemmefra utfører en rekke administrative oppgaver for en annen person eller en virksomhet. Noen firmaer tilbyr sekretær fra hjemmetjenester, og disse virksomhetene ansetter et stort antall erfarne sekretærer eller administratorer på kontraktsbasis. Annet arbeid fra hjemmesekretærer er selvstendig næringsdrivende som ikke er tilknyttet sekretærfirmaer.
Vanligvis svarer en sekretær hjemmefra samtaler og håndterer kundespørsmål på vegne av en klient. Klienten kan ha telefonlinjen sin videresendt til sekretærens hjemmelinje, men i andre tilfeller gir klienten kundene sekretærens eget nummer. Som enhver administrativ assistent, må en sekretær hjemmefra ta meldinger og videresende viktige samtaler til klienten. Klienten har vanligvis kontakt med sekretæren hele dagen og gir sekretæren instruksjoner om hvilke kunder som ringer til videresending og tidspunkt på dagen når klienten ikke kan kontaktes.
Hjemmebaserte sekretærer godtar og svarer også på e-post på vegne av en klient. I likhet med telefonsamtaler, kan presserende e-post sendes direkte til klienten mens mindre viktige meldinger kan lagres og besvares på et senere tidspunkt. Noen klienter kan avtale konferansesamtaler med sekretæren sin, der klienten vil diktere e-postmeldinger som sekretæren deretter må komponere og sende til klienter. I tillegg kan en sekretær hjemmefra også måtte skrive og sende brev på vegne av en klient.
Noen små bedrifter krever også sekretærer for å håndtere administrative oppgaver relatert til selskapets nettsteder. Klienten ansetter normalt en programmerer for å sette opp nettstedet, men sekretæren kan være utstyrt med innloggingsinformasjon og bedt om å oppdatere nettstedinformasjon på daglig eller ukentlig basis. Når en virksomhet organiserer en kampanje, kan det hende at sekretæren må plassere detaljer om kampanjen på selskapets nettsted, i tillegg til å komponere og sende reklamemails.
Eiere av små bedrifter må ofte arrangere møte ansikt til ansikt med kunder for å forhandle om salg og servicekontrakter. I mange tilfeller kan en hjemmebasert sekretær arrangere disse møtene ved å samarbeide med kundens forretningspartnere og potensielle kunder. Normalt har sekretærer tilgang til klientens online kalender eller planlegger, slik at sekretæren kan registrere detaljer om disse møtene.
Kvalifikasjoner for en sekretær hjemmefra varierer ut fra kundens behov. Generelt må en sekretær ha gode skrive- og kundeserviceferdigheter. Noen firmaer som kontraktssekretærer krever at arbeidstakere har gjennomgått en slags yrkesopplæring på høyskoler eller sekretærskoler. Klienter som arbeider med utenlandske kunder kan kreve arbeid fra hjemmesekretærer for å ha andre språkferdigheter.