Vad gör en sekreterare hemifrån?
En sekreterare hemifrån utför en mängd olika administrativa uppgifter för en annan person eller ett företag. Vissa företag erbjuder sekreterare från hemtjänster och dessa företag använder ett stort antal erfarna sekreterare eller administratörer på kontrakt. Annat arbete från hemmasekreterare är egenföretagare som inte är anslutna till sekretariatsföretag.
Vanligtvis besvarar en sekreterare hemifrån samtal och hanterar kundfrågor för en klients räkning. Klienten kan få sin telefonlinje vidarebefordrad till sekreterarens hemlinje, men i andra fall ger kunden sekreterarens eget nummer. Liksom alla administrativa assistenter måste en sekreterare hemifrån ta meddelanden och vidarebefordra viktiga samtal till klienten. Klienten har vanligtvis kontakt med sekreteraren under hela dagen och ger sekreteraren instruktioner som specificerar vilka kunder som ringer vidare och tider på dagen när klienten inte kommer att kontaktas.
Hembaserade sekreterare accepterar och svarar också på e-postmeddelanden på uppdrag av en klient. Liksom med telefonsamtal kan brådskande e-postmeddelanden skickas direkt till klienten medan mindre viktiga meddelanden kan sparas och besvaras vid ett senare tillfälle. Vissa kunder kan ordna konferenssamtal med sin sekreterare under vilken klienten dikterar e-postmeddelanden som sekreteraren sedan måste skriva och skicka till klienter. Dessutom kan en sekreterare hemifrån också behöva skriva och skicka brev på klientens vägnar.
Vissa små företag kräver också sekreterare för att hantera administrativa uppgifter relaterade till företagets webbplatser. Klienten anställer normalt en programmerare för att ställa in sajten men sekreteraren kan förses med inloggningsinformation och uppmanas att uppdatera webbplatsinformation dagligen eller veckobas. När ett företag organiserar en kampanj kan sekreteraren behöva placera information om kampanjen på företagets webbplats samt att skriva och skicka reklammeddelanden.
Ägare till småföretag måste ofta ordna ansikte-till-ansikte-möten med kunder för att förhandla om försäljnings- och serviceavtal. I många fall kan en hembaserad sekreterare ordna dessa möten genom att samarbeta med kundens affärspartners och blivande kunder. Normalt har sekreterare tillgång till klientens onlinekalender eller -planerare så att sekreteraren kan spela in detaljer om dessa möten.
Kvalifikationerna för en sekreterare hemifrån varierar beroende på kundens behov. Generellt sett måste en sekreterare ha god skriv- och kundtjänst. Vissa företag som avtalar sekreterare kräver att anställda har genomgått någon form av yrkesutbildning på högskolor eller sekretariatsutbildningar. Kunder som arbetar med utländska kunder kan behöva arbete från hemmasekreterare för att ha andra språkkunskaper.