Was macht ein Sekretär von zu Hause aus?
Eine Sekretärin von zu Hause erledigt eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben für eine andere Person oder eine Geschäftseinheit. Einige Firmen bieten Sekretariatsdienste von zu Hause aus an, und diese Unternehmen beschäftigen auf vertraglicher Basis eine große Anzahl erfahrener Sekretäre oder Administratoren. Andere Arbeiten von Heimsekretären sind Selbständige, die nicht mit Sekretariatsfirmen verbunden sind.
In der Regel beantwortet eine Sekretärin von zu Hause Anrufe und bearbeitet Kundenprobleme im Namen eines Kunden. Der Kunde kann seine Telefonleitung an die Heimleitung des Sekretärs weiterleiten lassen, aber in anderen Fällen stellt der Kunde den Kunden die eigene Nummer des Sekretärs zur Verfügung. Wie jeder Verwaltungsassistent muss eine Sekretärin von zu Hause aus Nachrichten entgegennehmen und wichtige Anrufe an den Kunden weiterleiten. In der Regel steht der Kunde den ganzen Tag über mit dem Sekretär in Verbindung und teilt dem Sekretär Anweisungen mit, zu welchen Zeiten der Kunde anruft und zu welchen Zeiten der Kunde nicht erreichbar sein wird.
Privatsekretäre akzeptieren und beantworten E-Mails auch im Namen eines Kunden. Wie bei Telefonanrufen können dringende E-Mails direkt an den Client weitergeleitet werden, während weniger wichtige Nachrichten gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt beantwortet werden. Einige Kunden können mit ihrer Sekretärin Konferenzgespräche vereinbaren, in denen der Kunde E-Mails diktiert, die der Sekretär dann verfassen und an die Kunden senden muss. Darüber hinaus muss eine Sekretärin von zu Hause möglicherweise auch Briefe für einen Kunden verfassen und versenden.
Einige kleine Unternehmen benötigen auch Sekretäre, um Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Unternehmenswebsites zu erledigen. Der Kunde beauftragt normalerweise einen Programmierer mit der Einrichtung der Site, der Sekretär kann jedoch auch aufgefordert werden, die Website-Informationen täglich oder wöchentlich zu aktualisieren. Wenn ein Unternehmen eine Werbeaktion organisiert, muss der Sekretär möglicherweise Details der Werbeaktion auf der Website des Unternehmens platzieren sowie Werbe-E-Mails verfassen und versenden.
Kleinunternehmer müssen oft persönliche Treffen mit Kunden vereinbaren, um Verkaufs- und Serviceverträge auszuhandeln. In vielen Fällen kann eine Heimsekretärin diese Besprechungen in Verbindung mit den Geschäftspartnern und potenziellen Kunden des Kunden arrangieren. Normalerweise haben Sekretäre Zugriff auf den Online-Kalender oder -Planer des Kunden, damit der Sekretär Einzelheiten zu diesen Besprechungen aufzeichnen kann.
Die Qualifikationen für eine Sekretärin von zu Hause aus richten sich nach den Bedürfnissen des Kunden. Im Allgemeinen muss eine Sekretärin über gute Schreib- und Kundendienstfähigkeiten verfügen. Einige Firmen, die Sekretäre unter Vertrag nehmen, verlangen, dass Vertragsarbeiter eine Berufsausbildung an einer Hochschule oder einer Sekretariatsschule absolviert haben. Kunden, die mit Kunden aus Übersee zu tun haben, benötigen möglicherweise die Arbeit von Privatsekretären, um über Zweitsprachenkenntnisse zu verfügen.