Que fait un secrétaire de la maison?
Une secrétaire à domicile effectue diverses tâches administratives pour un autre particulier ou une entité commerciale. Certaines entreprises offrent des services de secrétariat à domicile et ces entreprises emploient un grand nombre de secrétaires ou d’administrateurs expérimentés sur une base contractuelle. Les autres secrétaires à la maison sont des travailleurs indépendants qui ne sont pas affiliés à des cabinets de secrétariat.
En règle générale, une secrétaire du domicile répond aux appels et gère les problèmes des clients pour le compte d'un client. Le client peut faire transférer sa ligne téléphonique vers la ligne d’appel du secrétaire, mais dans d’autres cas, il donne à ses clients son propre numéro. Comme toute assistante administrative, une secrétaire à domicile doit prendre des messages et transmettre les appels importants au client. En règle générale, le client assure la liaison avec la secrétaire tout au long de la journée et lui fournit des instructions précisant le client à qui faire suivre le transfert et les heures de la journée où il ne pourra pas être contacté.
Les secrétaires à domicile acceptent et répondent également aux courriels pour le compte d'un client. Comme pour les appels téléphoniques, les courriels urgents peuvent être transmis directement au client, tandis que les messages moins importants peuvent être enregistrés et traités ultérieurement. Certains clients peuvent organiser des conférences téléphoniques avec leur secrétaire au cours desquelles le client dictera les courriers électroniques que la secrétaire devra ensuite composer et envoyer aux clients. En outre, une secrétaire à domicile peut également être amenée à composer et à envoyer des lettres au nom d'un client.
Certaines petites entreprises ont également besoin de secrétaires pour gérer les tâches administratives liées aux sites Web des entreprises. Le client fait normalement appel à un programmeur pour configurer le site, mais la secrétaire peut recevoir des informations de connexion et se voir demander de mettre à jour les informations du site chaque jour ou chaque semaine. Lorsqu'une entreprise organise une promotion, le secrétaire peut être amené à placer les détails de la promotion sur le site Web de l'entreprise, ainsi qu'à composer et à envoyer des courriels promotionnels.
Les propriétaires de petites entreprises doivent souvent organiser des réunions en face à face avec leurs clients pour négocier des contrats de vente et de services. Dans de nombreux cas, une secrétaire à domicile peut organiser ces réunions en assurant la liaison avec les partenaires commerciaux et les clients potentiels du client. Normalement, les secrétaires ont accès au calendrier ou au planificateur en ligne du client afin que le secrétaire puisse enregistrer les détails de ces réunions.
Les qualifications requises pour une secrétaire à domicile varient en fonction des besoins du client. En règle générale, une secrétaire doit avoir de bonnes compétences en dactylographie et en service à la clientèle. Certaines entreprises qui sous-traitent des secrétaires exigent que les contractuels aient suivi une formation professionnelle quelconque dans des collèges ou des écoles de secrétariat. Les clients qui traitent avec des clients à l’étranger peuvent exiger des secrétaires à la maison d’avoir des compétences en langue seconde.