Co robi sekretarz z domu?

Sekretarz z domu wykonuje różne obowiązki administracyjne na rzecz innej osoby lub podmiotu gospodarczego. Niektóre firmy oferują sekretarki z usług domowych i firmy te zatrudniają dużą liczbę doświadczonych sekretarek lub administratorów na podstawie umowy. Inną pracą sekretarek domowych są osoby prowadzące działalność na własny rachunek, które nie są powiązane z firmami sekretarskimi.

Zazwyczaj sekretarka z domu odbiera połączenia i zajmuje się sprawami klienta w imieniu klienta. Klient może zostać przekierowany na linię domową sekretarki, ale w innych przypadkach klient przekazuje klientom własny numer sekretarki. Jak każdy asystent administracyjny, sekretarka z domu musi odbierać wiadomości i przekazywać ważne połączenia do klienta. Zazwyczaj klient kontaktuje się z sekretarzem przez cały dzień i przekazuje sekretarzowi instrukcje określające, które klient wzywa do przekazania, oraz porę dnia, kiedy klient będzie niedostępny.

Domowi sekretarki również akceptują i odpowiadają na wiadomości e-mail w imieniu klienta. Podobnie jak w przypadku połączeń telefonicznych, pilne wiadomości e-mail mogą być przekazywane bezpośrednio do klienta, a mniej ważne wiadomości mogą być zapisywane i odbierane w późniejszym terminie. Niektórzy klienci mogą umówić się na rozmowę konferencyjną ze swoim sekretarką, podczas której klient będzie dyktować wiadomości e-mail, które sekretarka musi następnie skomponować i wysłać do klientów. Ponadto sekretarka z domu może także musieć pisać i wysyłać listy w imieniu klienta.

Niektóre małe firmy wymagają również sekretariatu do obsługi obowiązków administracyjnych związanych ze stronami internetowymi firmy. Klient zwykle zatrudnia programistę do skonfigurowania witryny, ale sekretarka może otrzymać dane logowania i zostać poproszona o aktualizację informacji o witrynie codziennie lub co tydzień. Gdy firma organizuje promocję, sekretarz może być zmuszony umieścić szczegóły promocji na stronie internetowej firmy, a także skomponować i wysłać promocyjne wiadomości e-mail.

Właściciele małych firm często muszą umawiać się na osobiste spotkania z klientami w celu negocjowania umów sprzedaży i usług. W wielu przypadkach domowa sekretarka może zorganizować te spotkania, współpracując z partnerami biznesowymi klienta i potencjalnymi klientami. Zwykle sekretarki mają dostęp do kalendarza online lub terminarza klienta, aby sekretarz mógł rejestrować szczegóły tych spotkań.

Kwalifikacje sekretarki z domu różnią się w zależności od potrzeb klienta. Ogólnie rzecz biorąc, sekretarka musi mieć dobre umiejętności pisania na klawiaturze i obsługi klienta. Niektóre firmy, które zatrudniają sekretarek, wymagają od pracowników kontraktowych odbycia pewnego rodzaju szkolenia zawodowego w szkołach wyższych lub szkołach sekretarskich. Klienci, którzy mają do czynienia z klientami zagranicznymi, mogą wymagać od sekretarek domowych pracy w zakresie znajomości drugiego języka.