Hvad gør en sekretær hjemmefra?
En sekretær hjemmefra udfører en række administrative opgaver for en anden person eller en forretningsenhed. Nogle virksomheder tilbyder sekretær fra hjemmetjenester, og disse virksomheder ansætter et stort antal erfarne sekretærer eller administratorer på kontraktmæssig basis. Andet arbejde fra hjemmesekretærer er selvstændige erhvervsdrivende, der ikke er tilknyttet sekretærfirmaer.
Typisk svarer en sekretær fra hjemmet opkald og håndterer kundespørgsmål på vegne af en klient. Klienten kan få deres telefonlinje videresendt til sekretærens hjemmelinje, men i andre tilfælde giver kunden kunderne sekretærens eget nummer. Som enhver administrativ assistent skal en sekretær hjemmefra tage meddelelser og videresende vigtige opkald til klienten. Klienten har typisk kontakt med sekretæren hele dagen og giver sekretæren instruktioner om, hvilke kunder der ringer til videresendelse og tidspunkt på dagen, hvor klienten ikke kan kontaktes.
Hjemmebaserede sekretærer accepterer og besvarer også e-mails på vegne af en klient. Som med telefonopkald, kan presserende e-mails sendes direkte til klienten, mens mindre vigtige meddelelser muligvis gemmes og besvares på et senere tidspunkt. Nogle kunder arrangerer muligvis konferenceopkald med deres sekretær, hvor klienten dikterer e-mails, som sekretæren derefter skal komponere og sende til klienter. Derudover kan en sekretær hjemmefra også være nødt til at komponere og maile breve på vegne af en klient.
Nogle små virksomheder kræver også sekretærer for at håndtere administrative opgaver i tilknytning til virksomhedens websteder. Klienten ansætter normalt en programmør til at oprette webstedet, men sekretæren kan være forsynet med loginoplysninger og bliver bedt om at opdatere webstedsinformation dagligt eller ugentligt. Når en virksomhed organiserer en forfremmelse, kan sekretæren muligvis placere detaljer om forfremmelsen på virksomhedens websted samt komponere og sende reklamemails.
Ejere af små virksomheder er ofte nødt til at arrangere møder ansigt til ansigt med klienter for at forhandle salgs- og servicekontrakter. I mange tilfælde kan en hjemmebaseret sekretær arrangere disse møder ved at samarbejde med klientens forretningspartnere og potentielle kunder. Normalt har sekretærer adgang til klientens online kalender eller planlægger, så sekretæren kan registrere detaljer om disse møder.
Kvalifikationer for en sekretær hjemmefra varierer afhængigt af kundens behov. Generelt skal en sekretær have gode skrive- og kundeservicefærdigheder. Nogle firmaer, der kontraherer sekretærer, kræver, at kontraherede arbejdere har gennemgået en slags erhvervsuddannelse på college eller sekretariatsskoler. Kunder, der beskæftiger sig med oversøiske kunder, kan muligvis kræve arbejde fra hjemmesekretærer for at have andet sprogfærdigheder.