Co dělá ministr z domova?
Tajemník z domova vykonává řadu administrativních povinností pro jinou osobu nebo obchodní subjekt. Některé firmy nabízejí sekretáře z domácích služeb a tyto podniky zaměstnávají velké množství zkušených sekretářů nebo správců na smluvním základě. Ostatní práce domácích sekretářek jsou samostatně výdělečně činné osoby, které nejsou spojeny se sekretářskými firmami.
Tajemník z domova obvykle zodpovídá hovory a řeší záležitosti zákazníků jménem klienta. Klient může nechat svou telefonní linku přeposlat na domovskou linku sekretáře, ale v jiných případech klient poskytne zákazníkovi vlastní číslo sekretáře. Stejně jako každý administrativní asistent musí sekretář z domova přijímat zprávy a předávat důležitá volání klientovi. Klient se obvykle spojí se sekretářkou po celý den a poskytuje sekretářce pokyny, které podrobně upřesní, na které hovory zákazník přeposílá, a denní doby, kdy bude klient nekontaktovatelný.
Domácí tajemníci také přijímají a reagují na e-maily jménem klienta. Stejně jako u telefonních hovorů lze naléhavé e-maily předávat přímo klientovi, zatímco méně důležité zprávy mohou být uloženy a zodpovězeny později. Někteří klienti si mohou dohodnout konferenční hovory se svým sekretářem, během kterého bude klient diktovat e-maily, které pak musí sekretář složit a odeslat klientům. Kromě toho může sekretář z domova také muset skládat a zasílat dopisy jménem klienta.
Některé malé podniky také požadují, aby sekretáři plnili administrativní povinnosti související s webovými stránkami společnosti. Klient obvykle najímá programátora, aby zřídil web, ale tajemníkovi mohou být poskytnuty přihlašovací informace a požádán o aktualizaci informací o webu každý den nebo týden. Pokud podnik organizuje propagaci, může tajemník muset umístit podrobnosti propagace na webové stránky společnosti, jakož i sestavování a rozesílání propagačních e-mailů.
Majitelé malých podniků musí často sjednat osobní schůzky s klienty, aby sjednali smlouvy o prodeji a službách. V mnoha případech může domácí sekretář uspořádat tato setkání kontaktováním s obchodními partnery klienta a potenciálními zákazníky. Sekretáři mají obvykle přístup k online kalendáři nebo plánovači klienta, takže sekretář může zaznamenávat podrobnosti o těchto schůzích.
Kvalifikace sekretáře z domova se liší v závislosti na potřebách klienta. Obecně platí, že sekretářka musí mít dobré dovednosti psaní a služby zákazníkům. Některé firmy, které uzavírají sekretářky, vyžadují, aby smluvní pracovníci absolvovali určitý druh odborného vzdělávání na vysokých školách nebo ve školách pro sekretářské vzdělávání. Klienti, kteří jednají se zahraničními zákazníky, mohou vyžadovat práci domácích sekretářek, aby měli znalosti druhého jazyka.