Wat zijn de verschillende soorten accounts Software-applicaties die kunnen worden ontvangen?
Debiteuren is een boekhoudkundige activiteit waarbij facturen worden ontvangen en facturen worden betaald. Software-applicaties voor het ontvangen van accounts zijn geautomatiseerde tools waarmee een bedrijf computertechnologie kan gebruiken om enkele handmatige acties uit dit proces te verwijderen. Verschillende soorten toepassingen zijn onder meer elektronische factuurontvangst, meerdere factuurpakketten voor meerdere leveranciers en elektronische cheques en betalingsboekingen voor het finaliseren van leveranciersaccounts. In de meeste gevallen zijn softwaretoepassingen voor debiteuren all-in, wat betekent dat één softwarepakket al deze taken uitvoert. Met modulaire softwarepakketten kunnen bedrijven alleen een module voor debiteuren toevoegen aan bestaande software om deze functies te voltooien.
Facturen zijn meestal één document dat een transactie valideert, zoals de aankoop van goederen of diensten. In plaats van papieren facturen per post te ontvangen, kunnen softwaretoepassingen voor debiteuren de elektronische overdracht en ontvangst van dergelijke documenten mogelijk maken. Door bijvoorbeeld een bestand rechtstreeks van de website van een leverancier te downloaden naar de software voor debiteuren, kunnen individuen documenten bekijken en rekeningen salderen via het softwarepakket. Elektronische verklaringen kunnen ook op een vergelijkbare manier werken, dat wil zeggen te downloaden vanaf een website. Dit bespaart papier en voorkomt het verlies van cruciale boekhoudkundige documenten.
Weinig bedrijven hebben slechts enkele leveranciers of leveranciers van wie ze goederen en diensten kopen. Daarom hebben softwaretoepassingen voor debiteuren functies die rekeningnummers en accounts van meerdere leveranciers mogelijk maken. Meerdere debiteurenrekeningen kunnen ook nodig zijn om verkopers te groeperen op type of aangeboden goederen of diensten. Softwaretoepassingen voor debiteuren kunnen grote uitsplitsingen bieden van opties voor het classificeren en beheren van leveranciers en andere items. Veel soorten softwarepakketten zorgen voor aanpassing van het systeem dat wordt gebruikt om vorderingen te beheren.
Een ander doel van elektronische boekhouding is het gebruik van computers en software om bepaalde handmatige taken te elimineren, zoals het schrijven van cheques en het balanceren van rekeningen. Als een bedrijf bijvoorbeeld eenmaal zijn rekeningen voor een bepaalde periode heeft afgerond, zijn er cheques nodig om te verzenden voor betaling en moeten accounts worden gewist om de betalingen te herkennen. Softwarepakketten voor debiteuren laten meestal cheques afdrukken met behulp van de computer; eenmaal afgedrukt, boekt het systeem ook de cheque-betalingen elektronisch en voltooit het de betalingen. Op dit moment zijn accountants gewoon nodig om de accounts te controleren, ervoor te zorgen dat ze in evenwicht zijn als dat nodig is, en ervoor te zorgen dat er geen fouten bestaan. Dat leidt tot een ander voordeel voor deze software: elektronische rapporten om de rekeningen van debiteuren in het grootboek te helpen balanceren.