Quais são os diferentes tipos de aplicativos de software de contas a receber?
Contas a receber é uma atividade contábil que envolve o recebimento de faturas e o pagamento de faturas. Os aplicativos de software de contas a receber são ferramentas automatizadas que permitem que uma empresa use a tecnologia de computador para remover algumas ações manuais desse processo. Diferentes tipos de aplicativos incluem recebimento de faturas eletrônicas, vários pacotes de faturas para vários fornecedores e cheques eletrônicos e lançamento de pagamentos para finalizar contas de fornecedores. Na maioria dos casos, os aplicativos de software de contas a receber são inclusivos, o que significa que um pacote de software lida com todas essas tarefas. Pacotes de software modulares permitem que as empresas adicionem apenas um módulo de contas a receber ao software existente para concluir essas funções.
As faturas geralmente são um documento que valida uma transação, como a compra de bens ou serviços. Em vez de receber faturas em papel pelo correio, os aplicativos de software de contas a receber podem permitir a transferência eletrônica e o recebimento de tais documentos. Por exemplo, o download de um arquivo do site de um fornecedor diretamente para o software de contas a receber permite que os indivíduos revisem documentos e equilibram contas através do pacote de software. As declarações eletrônicas também podem funcionar de maneira semelhante, ou seja, para download em um site. Isso economiza papel e evita a perda de documentos contábeis cruciais.
Poucas empresas têm apenas alguns vendedores ou fornecedores de quem compram bens e serviços. Portanto, os aplicativos de software de contas a receber possuem recursos que permitem vários números e contas de fornecedor. Também podem ser necessárias várias contas a receber para agrupar fornecedores por tipo ou bens ou serviços oferecidos. Os aplicativos de software de contas a receber podem oferecer um amplo detalhamento de opções para classificar e gerenciar fornecedores e outros itens. Muitos tipos de pacotes de software permitem a personalização do sistema usado para gerenciar contas a receber.
Outro objetivo da contabilidade eletrônica é o uso de computadores e software para eliminar determinadas tarefas manuais, como a verificação de cheques e o equilíbrio de contas. Por exemplo, depois que uma empresa finaliza suas contas a receber por um período, são necessários cheques para enviar o pagamento e as contas devem ser compensadas para reconhecer os pagamentos. Os pacotes de software de contas a receber normalmente permitem imprimir cheques usando o computador; uma vez impresso, o sistema também lança os pagamentos por cheque eletronicamente e finaliza os pagamentos. Nesse ponto, os contadores são simplesmente necessários para revisar as contas, garantir que eles sejam equilibrados conforme necessário e garantir que não haja erros. Isso leva a outro benefício para este software: relatórios eletrônicos para ajudar a equilibrar as contas a receber no Razão.