Quels sont les différents types d'applications logicielles pour comptes clients?
Les comptes débiteurs sont une activité comptable qui implique la réception de factures et le paiement de factures. Les applications logicielles des comptes clients sont des outils automatisés qui permettent à une entreprise d'utiliser la technologie informatique pour supprimer certaines actions manuelles de ce processus. Les différents types d’applications incluent la réception de facture électronique, les liasses de factures multiples pour de nombreux fournisseurs, ainsi que les chèques électroniques et les écritures de paiement pour la finalisation des comptes fournisseurs. Dans la plupart des cas, les applications logicielles des comptes clients sont toutes inclusives, ce qui signifie qu'un seul progiciel gère toutes ces tâches. Les progiciels modulaires permettent aux entreprises d’ajouter un logiciel de comptes clients au logiciel existant pour compléter ces fonctions.
Les factures sont généralement un document qui valide une transaction, telle que l’achat de biens ou de services. Plutôt que de recevoir les factures papier par courrier, les applications logicielles des comptes clients peuvent permettre le transfert et la réception électroniques de ces documents. Par exemple, le téléchargement d’un fichier du site Web d’un fournisseur directement dans le logiciel de gestion des comptes clients permet aux particuliers de consulter les documents et d’équilibrer les comptes au moyen du progiciel. Les relevés électroniques peuvent également fonctionner de manière similaire, c'est-à-dire téléchargeables à partir d'un site Web. Cela économise du papier et évite la perte de documents comptables cruciaux.
Peu d'entreprises ont juste quelques fournisseurs ou fournisseurs auprès desquels ils achètent des biens et des services. Par conséquent, les applications logicielles des comptes clients disposent de fonctionnalités qui permettent d'utiliser plusieurs numéros de compte et comptes de fournisseur. Plusieurs comptes de créances peuvent également être nécessaires pour regrouper les fournisseurs par type, biens ou services offerts. Les applications logicielles des comptes clients peuvent offrir un grand nombre d'options pour la classification et la gestion des fournisseurs et d'autres éléments. De nombreux types de progiciels permettent la personnalisation du système utilisé pour gérer les créances.
Un autre objectif de la comptabilité électronique est l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels pour éliminer certaines tâches manuelles, telles que la rédaction de chèques et la mise en balance des comptes. Par exemple, une fois qu'une entreprise a finalisé ses comptes à recevoir pour une période donnée, des chèques sont nécessaires pour l'envoi au paiement et les comptes doivent être apurés pour comptabiliser les paiements. Les logiciels de comptes clients permettent généralement d’imprimer des chèques à l’aide d’un ordinateur; une fois imprimé, le système enregistre également les paiements par chèque et les finalise électroniquement. À ce stade, les comptables sont simplement nécessaires pour examiner les comptes, s’assurer qu’ils sont bien équilibrés et s’assurer qu’aucune erreur n’existe. Cela présente un autre avantage pour ce logiciel: les rapports électroniques facilitant l’équilibrage des comptes clients dans le grand livre.