Jaké jsou různé typy softwarových aplikací pro přijímání účtů?
Pohledávky jsou účetní činnosti, které zahrnují přijímání faktur a placení účtů. Softwarové aplikace pro pohledávky jsou automatizované nástroje, které společnosti umožňují používat počítačovou technologii k odstranění některých ručních akcí z tohoto procesu. Mezi různé typy aplikací patří elektronické přijímání faktur, více balíčků faktur pro mnoho prodejců a elektronické kontroly a účtování plateb pro dokončení účtů dodavatelů. Ve většině případů jsou softwarové aplikace pro pohledávky all inclusive, což znamená, že všechny tyto úkoly řeší jeden softwarový balíček. Modulární softwarové balíčky umožňují společnostem přidat do stávajícího softwaru pouze modul pro příjem účtů, aby mohly tyto funkce dokončit.
Faktury jsou obvykle jedním dokumentem, který potvrzuje transakci, například nákup zboží nebo služeb. Spíše než přijímání papírových faktur prostřednictvím pošty mohou softwarové aplikace s pohledávkami umožnit elektronický převod a příjem takových dokumentů. Například stažení souboru z webové stránky dodavatele přímo do softwaru pohledávek umožňuje jednotlivcům prohlížet dokumenty a zůstatkové účty prostřednictvím softwarového balíčku. Elektronické výpisy mohou také fungovat podobným způsobem, tj. Stahovat se z webové stránky. To šetří papír a zabraňuje ztrátě důležitých účetních dokladů.
Jen málo podniků má jen několik prodejců nebo dodavatelů, od nichž nakupují zboží a služby. Softwarové aplikace pro pohledávky mají proto funkce, které umožňují více čísel účtů a účtů dodavatelů. Více skupin pohledávek může být také nutné pro seskupení prodejců podle typu nebo nabízeného zboží nebo služeb. Softwarové aplikace pro pohledávky mohou nabídnout velké rozčlenění možností pro klasifikaci a správu dodavatelů a dalších položek. Mnoho typů softwarových balíčků umožňuje přizpůsobení systému používaného ke správě pohledávek.
Dalším účelem elektronického účetnictví je použití počítačů a softwaru k odstranění některých ručních úkolů, jako je psaní šeků a vyrovnávání účtů. Například, jakmile společnost dokončí své pohledávky po dobu, jsou nutné kontroly k odeslání k platbě a účty musí být zúčtovány, aby byly platby uznány. Softwarové balíčky s pohledávkami obvykle umožňují kontrolu tisku pomocí počítače; po vytištění systém také elektronicky zaúčtuje šekové platby a dokončuje platby. V tomto okamžiku jsou účetní jednoduše potřební zkontrolovat účty, ujistit se, že jsou v rovnováze podle potřeby a zda neexistují žádné chyby. To vede k dalšímu prospěchu pro tento software: elektronické zprávy, které pomáhají vyrovnávat účty pohledávek v hlavní knize.