Jakie są różne rodzaje aplikacji do oprogramowania do kont?
Należności to czynność księgowa polegająca na otrzymywaniu faktur i opłacaniu rachunków. Aplikacje do obsługi kont to zautomatyzowane narzędzia, które pozwalają firmie korzystać z technologii komputerowej w celu usunięcia niektórych ręcznych działań z tego procesu. Różne rodzaje aplikacji obejmują elektroniczne otrzymywanie faktur, wiele pakietów faktur dla wielu dostawców oraz elektroniczne czeki i księgowanie płatności w celu finalizacji kont dostawców. W większości przypadków wszystkie dostępne aplikacje oprogramowania obejmują wszystkie, co oznacza, że jeden pakiet oprogramowania obsługuje wszystkie te zadania. Modułowe pakiety oprogramowania umożliwiają firmom dodanie do istniejącego oprogramowania tylko modułu należności.
Faktury to zazwyczaj jeden dokument potwierdzający transakcję, na przykład zakup towarów lub usług. Zamiast otrzymywać faktury w formie papierowej pocztą, aplikacje do obsługi należności mogą umożliwiać elektroniczne przesyłanie i odbieranie takich dokumentów. Na przykład pobranie pliku ze strony internetowej dostawcy bezpośrednio do oprogramowania do obsługi rachunków pozwala osobom przeglądać dokumenty i bilansować konta za pomocą pakietu oprogramowania. Wyciągi elektroniczne mogą również działać w podobny sposób, tj. Do pobrania ze strony internetowej. Oszczędza to papier i zapobiega utracie kluczowych dokumentów księgowych.
Niewiele firm ma tylko kilku dostawców lub dostawców, od których kupują towary i usługi. W związku z tym aplikacje do obsługi rozrachunków z dostawcami mają funkcje, które pozwalają na stosowanie wielu kont i numerów kont dostawców. W celu grupowania dostawców według rodzaju lub oferowanych towarów lub usług konieczne może być także utworzenie wielu kont wierzytelności. Aplikacje do obsługi rozrachunków z dostawcami mogą oferować duży podział opcji klasyfikacji i zarządzania dostawcami i innymi pozycjami. Wiele rodzajów pakietów oprogramowania pozwala na dostosowanie systemu używanego do zarządzania należnościami.
Innym celem rachunkowości elektronicznej jest wykorzystanie komputerów i oprogramowania w celu wyeliminowania niektórych ręcznych zadań, takich jak pisanie czeków i bilansowanie kont. Na przykład po sfinalizowaniu przez firmę należności na pewien okres konieczne są czeki, aby wysłać je do zapłaty, a konta muszą zostać rozliczone, aby rozpoznać płatności. Pakiety oprogramowania do obsługi kont zazwyczaj umożliwiają drukowanie czeków za pomocą komputera; po wydrukowaniu system księguje również płatności czekiem elektronicznie i finalizuje płatności. W tym momencie księgowi są po prostu potrzebni, aby przejrzeć konta, upewnić się, że bilansują w razie potrzeby i upewnić się, że nie występują błędy. To prowadzi do kolejnej korzyści dla tego oprogramowania: raportów elektronicznych, które pomagają zrównoważyć konta należności w księdze głównej.