Wat zijn de stappen in een operationele audit?
Er zijn doorgaans zes stappen in een operationele audit die variëren van voorbereidend werk met interviews en het verzamelen van documenten tot de presentatie van het definitieve schriftelijke rapport. Een audit moet worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf, dus standaardstappen kunnen alleen als richtlijn dienen. Het management en zijn interne en externe auditors zullen het proces aanpassen om de specifieke doelen en doelstellingen van het bedrijf te bereiken.
Een operationele audit is een beoordeling van de interne processen van een bedrijf. Het doel is om te bepalen of bedrijfsmiddelen efficiënt worden gebruikt en manieren te vinden om systemen te verbeteren. De beoordeling omvat verschillende taken, zoals financiële controles, de staat van apparatuur en de toewijzing van personele middelen. Grotere bedrijven hebben meestal een interne auditafdeling die de operationele audit zal afhandelen. Sommige bedrijven zullen externe consultants inschakelen die gespecialiseerd zijn in operationele beoordelingen om de audit uit te voeren of om samen te werken met intern personeel.
De eerste stap in een operationele audit is het structureren van de komende beoordeling. Dit kan inhouden dat een vergadering wordt gehouden om verwachtingen te schetsen en vragen over het proces te beantwoorden. Een externe auditor zal deze stap gebruiken om relevante informatie over het bedrijf te verzamelen en doelen en doelstellingen voor de audit vast te stellen. Deze inleidende stap bepaalt de reikwijdte van de beoordeling.
Stappen twee en drie van de audit zijn de enquêtes van het management en van de werknemers. Managers worden doorgaans geïnterviewd voor details over bedrijfssystemen en -procedures. Medewerkers worden geïnterviewd en geobserveerd in hun werkomgeving. Observatie kan leiden tot belangrijke inzichten in operationele tekortkomingen die niet duidelijk zouden zijn via een interview.
De presentatie van het auditplan is meestal de vierde stap in een operationele audit. Een auditplan is een schriftelijke agenda die de stappen beschrijft die het bedrijf moet volgen om de audit te voltooien. Het is aangepast en gebaseerd op de informatie die de auditor in de vorige stappen heeft verzameld.
Stap vijf is de eigenlijke audit. De auditor voert het auditplan uit, dat gewoonlijk een beoordeling van de productiviteit en verkoopinspanningen van het bedrijf omvat. Aan de financiële kant beoordeelt hij facturering, cashflowbeheer en rapportageprocessen. De risicobeheerprocedures van de onderneming worden gewoonlijk ook opgenomen in de controle. Een operationele audit kan deze gebieden omvatten en alle andere gebieden die volgens het management door een derde moeten worden beoordeeld.
In de zesde stap brengt de auditor een definitief schriftelijk verslag uit. Het geeft zijn conclusies en aanbevelingen weer. Dit rapport kan honderden pagina's lang zijn, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het aantal operationele gebieden dat werd opgenomen in de audit.