Wat doet een debiteurenafdeling?
Debiteuren is een concept waarbij een bedrijf leningen op korte termijn aan zijn klanten verstrekt. Een bedrijf verkoopt bijvoorbeeld goederen of diensten op krediet, waardoor de afdeling debiteuren verplicht wordt om gegevens bij te houden over wie het bedrijf geld verschuldigd is en wanneer de klanten de rekeningen moeten betalen. Andere taken kunnen ook op deze afdeling bestaan, zoals het afstemmen van klantaccounts, het balanceren van debiteurenouderrekeningen en het creëren van verouderingsrapporten om te bepalen welke klanten ver achterlopen bij het doen van betalingen in open rekeningen. Kleinere bedrijven hebben mogelijk geen echte debiteurenafdeling; in plaats daarvan voert een enkele persoon deze taken uit. Deze afdeling is een van de belangrijkste in boekhoudkantoren omdat ze de kasstroom van een bedrijf gedeeltelijk beheersen.
Het aanbieden van kortetermijnkredietrekeningen aan klanten is een manier waarop een bedrijf meer omzet kan genereren voor diegenen die niet over contant geld beschikken. Een bedrijf kan zijn debiteurenafdeling gebruiken om kleine kredietcontroles uit te voeren op klanten die een handelsrekening zoeken. Dit kan inhouden dat records worden gecontroleerd bij andere leveranciers die potentiële klanten handelskredietaccounts hebben aangeboden. Dit historische record kan aangeven hoe goed de potentiële klant zijn rekeningen zal betalen. De debiteurenafdeling neemt mogelijk niet de definitieve beslissing over kredietrekeningen en laat deze verantwoordelijkheid over aan de controller.
Het dagelijkse werk op een debiteurenafdeling is meestal repetitief, net als veel verschillende activiteiten op een boekhoudafdeling. Accountants sorteren elke dag de post en zoeken naar betalingen van klanten. Indien aanwezig, stempelen de accountants de datum die op de betaling is ontvangen en trekken ze de rekening van de klant op in het grootboek van het bedrijf. Een korte afstemming kan nodig zijn om te bepalen welke openstaande facturen de cheque dekt in termen van betaling. Als de klant een rekening betaalt die door het bedrijf is verzonden, kan dit afstemmingsproces gemakkelijker zijn omdat een deel van het werk al is voltooid.
Zodra accountants contant geld van klanten ontvangen, de debiteuren afstemmen en betalingen achteraf boeken, kan een grotere afstemming nodig zijn. Dit kan beginnen met het maken van een verouderingsrapport om te bepalen welke klanten nog steeds geld verschuldigd zijn en hoe oud de open rekeningen zijn. Kennisgevingen kunnen worden verzonden naar extreem late klanten en om betaling worden gevraagd om de openstaande vorderingen te sluiten. De debiteurenafdeling is doorgaans verantwoordelijk voor het maandelijks uitvoeren van deze activiteit. Afstemming voor de debiteurenrekening van de ouderrekeningen met het verouderingsrapport kan ook een maandelijks project zijn.