Que fait un service des comptes clients?
Les comptes clients est un concept selon lequel une entreprise consent des prêts à court terme à ses clients. Par exemple, une entreprise vend des biens ou des services à crédit, obligeant le service des comptes clients à conserver des archives sur les créanciers de la société et sur le moment auquel les clients doivent payer les factures. Ce service peut également comporter d’autres tâches, telles que le rapprochement des comptes clients, l’équilibrage des comptes parents et la création de rapports obsolètes pour déterminer les clients les plus en retard dans les paiements dans les comptes ouverts. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir de département des comptes à recevoir; au lieu de cela, une seule personne gère ces tâches. Ce service est l’un des plus importants dans les bureaux de comptabilité, car ils contrôlent en partie les flux de trésorerie d’une entreprise.
Offrir des comptes de crédit à court terme aux clients est un moyen par lequel une entreprise peut générer plus de ventes que ceux qui ne disposent pas de liquidités. Une entreprise peut utiliser son service des comptes clients pour effectuer des contrôles de crédit mineurs sur des clients à la recherche de comptes clients. Cela peut impliquer la vérification des enregistrements auprès d'autres fournisseurs qui ont offert des comptes de crédit commerciaux à des clients potentiels. Cet enregistrement historique peut indiquer dans quelle mesure le client potentiel paiera ses factures. Le service des comptes clients ne peut pas prendre la décision finale sur les comptes de crédit, laissant cette responsabilité au responsable du traitement.
Le travail quotidien dans un service des comptes clients est généralement répétitif, de même que de nombreuses activités différentes dans un service de comptabilité. Les comptables trient chaque jour le courrier et recherchent les paiements des clients. S'il en existe, les comptables apposent un timbre sur la date de réception du paiement et extrayent le compte du client dans le grand livre général de l'entreprise. Un bref rapprochement peut être nécessaire pour déterminer les factures en cours couvertes par le chèque en termes de paiement. Si le client paie un relevé envoyé par la société, ce processus de rapprochement sera peut-être plus facile car une partie du travail est déjà terminée.
Une fois que les comptables ont reçu de l'argent des clients, rapproché les comptes débiteurs et comptabilisé les paiements, un rapprochement plus important peut s'avérer nécessaire. Cela peut commencer par la création d'un rapport de vieillissement pour déterminer les clients qui doivent encore de l'argent et l'âge des comptes ouverts. Des avis peuvent être envoyés aux clients extrêmement en retard, demandant le paiement immédiat pour fermer les comptes clients ouverts. Le service des comptes clients est généralement responsable de l'achèvement de cette activité sur une base mensuelle. Le rapprochement du compte client à recevoir avec le rapport de vieillissement peut également être un projet mensuel.