Hvad gør en tilgodehavende afdeling?

Tilgodehavender er et koncept, hvor en virksomhed yder kortfristede lån til deres kunder. For eksempel sælger et firma varer eller tjenester på kredit, hvilket tvinger den kundeafdelingsafdeling til at føre poster om, hvem der skylder virksomheden penge, og hvornår kunderne skal betale regningerne. Andre opgaver kan også eksistere i denne afdeling, såsom afstemning af kundekonti, balance mellem modtagne konti på konti og oprettelse af aldringsrapporter for at bestemme, hvilke kunder der er langt bagefter med at foretage betalinger på åbne konti. Mindre selskaber har muligvis ikke en faktisk kundeafdeling; i stedet håndterer en enkeltperson disse opgaver. Denne afdeling er blandt de vigtigste i regnskabskontorer, da de delvist kontrollerer et selskabs pengestrøm.

At tilbyde kortvarige kreditkonti til kunder er en måde, en virksomhed kan skabe mere salg til dem, der ikke har tilgængelige kontanter. Et selskab kan bruge sin kundeafdeling til at udføre mindre kreditcheck på kunder, der søger handelskonti. Dette kan involvere kontrol af poster med andre leverandører, der har tilbudt potentielle kunder handelskreditkonti. Denne historiske registrering kan indikere, hvor godt den potentielle kunde betaler sine regninger. Afdelingen for tilgodehavende konti må ikke tage den endelige beslutning om kreditkonti og overlade dette ansvar til den registeransvarlige.

Det daglige arbejde i en regnskabsmæssig afdeling er typisk gentagende, ligesom mange forskellige aktiviteter i en regnskabsafdeling er. Revisorer sorterer gennem mailen hver dag og ser efter betalinger fra kunder. Hvis der findes nogen, stempler revisorerne den modtagne dato på betalingen og trækker kundens konto i virksomhedens hovedbog. En kort afstemning kan være nødvendig for at bestemme, hvilke åbne fakturaer checken dækker med hensyn til betaling. Hvis kunden betaler af en erklæring sendt af virksomheden, kan denne afstemningsproces være lettere, da en del af arbejdet allerede er afsluttet.

Når revisorer modtager kontanter fra kunder, afstemmer de tilgodehavende konti og efterbetaler, kan det være nødvendigt med en større afstemning. Dette kan starte med oprettelsen af ​​en aldringsrapport for at bestemme, hvilke kunder der stadig skylder penge, og hvor gamle de åbne konti er. Meddelelser kan sendes til ekstremt sene kunder, hvor de straks anmoder om betaling for at lukke de åbne tilgodehavender. Afdelingen for tilgodehavende konti er typisk ansvarlig for at gennemføre denne aktivitet på månedsbasis. Afstemning for moderkonti, der er tilgodehavende konto til aldringsrapporten, kan også være et månedligt projekt.