Cosa fa un reparto contabilità clienti?
Il credito è un concetto in cui un'azienda concede prestiti a breve termine ai propri clienti. Ad esempio, una società vende beni o servizi a credito, costringendo il reparto crediti a mantenere registri su chi deve i soldi dell'azienda e quando i clienti dovrebbero pagare le bollette. In questo reparto possono anche esistere altre attività, come la riconciliazione dei conti dei clienti, il bilanciamento dei conti principali dei clienti e la creazione di rapporti obsoleti per determinare quali clienti sono molto indietro nell'effettuare pagamenti in conti aperti. Le società più piccole potrebbero non avere un reparto crediti effettivo; invece, un singolo individuo gestisce queste attività. Questo dipartimento è tra i più importanti negli uffici di contabilità in quanto controllano parzialmente il flusso di cassa di un'azienda.
Offrire conti di credito a breve termine ai clienti è un modo in cui un'azienda può indurre un aumento delle vendite a coloro che non dispongono di liquidità disponibile. Una società può utilizzare il proprio reparto crediti per eseguire controlli di credito minori sui clienti che cercano conti commerciali. Ciò può comportare la verifica dei registri con altri fornitori che hanno offerto a clienti potenziali conti di credito commerciale. Questo record storico può indicare quanto bene il potenziale cliente pagherà le sue bollette. Il reparto crediti non può prendere la decisione finale sui conti di credito, lasciando questa responsabilità al controllore.
Il lavoro quotidiano in un reparto crediti è in genere ripetitivo, così come molte attività diverse in un reparto contabilità. I contabili ordinano ogni giorno la posta e cercano i pagamenti dai clienti. Se ne esistono, i ragionieri stampano la data ricevuta sul pagamento e richiamano il conto del cliente nella contabilità generale dell'azienda. Potrebbe essere necessaria una breve riconciliazione per determinare quali fatture aperte siano coperte dall'assegno in termini di pagamento. Se il cliente sta pagando una dichiarazione inviata dalla società, questo processo di riconciliazione potrebbe essere più semplice poiché parte del lavoro è già stata completata.
Una volta che i contabili ricevono denaro dai clienti, riconciliano i crediti e registrano i pagamenti, può essere necessaria una riconciliazione più ampia. Ciò può iniziare con la creazione di un rapporto sull'invecchiamento per determinare quali clienti devono ancora dei soldi e quanti anni hanno i conti aperti. Le comunicazioni possono essere inviate a clienti estremamente in ritardo, richiedendo immediatamente il pagamento per chiudere i crediti aperti. Il reparto crediti è in genere responsabile del completamento di questa attività su base mensile. Anche la riconciliazione per il conto clienti dei conti principali con il rapporto di invecchiamento può essere un progetto mensile.