Hva gjør en kundeavdeling?

Kundefordringer er et konsept der en virksomhet gir kortsiktige lån til sine kunder. For eksempel selger et selskap varer eller tjenester på kreditt, og tvinger avdelingen for kundefordring til å føre poster om hvem som skylder selskapet penger og når kundene skal betale regningene. Andre oppgaver kan også eksistere i denne avdelingen, for eksempel avstemming av kundekontoer, balansering av kundefordringer, og opprette aldringsrapporter for å avgjøre hvilke kunder som ligger langt bak når de skal betale i åpne kontoer. Mindre selskaper kan ikke ha en faktisk kundefordeling; i stedet håndterer en enkeltperson disse oppgavene. Denne avdelingen er blant de viktigste i regnskapskontorer da de delvis kontrollerer et selskaps kontantstrøm.

Å tilby kortvarige kredittkontoer til kunder er en måte et selskap kan oppnå mer salg til de som ikke har tilgjengelige kontanter. Et selskap kan bruke avdelingen for kundefordringer for å utføre mindre kredittsjekker på kunder som søker handelsregnskap. Dette kan innebære å sjekke poster med andre leverandører som har tilbudt potensielle kunder handelskredittkontoer. Denne historiske referansen kan indikere hvor godt den potensielle kunden vil betale regningene. Avdelingen for kundefordringer kan ikke ta den endelige beslutningen om kredittkontoer, og overlate dette ansvaret til kontrolløren.

Det daglige arbeidet i en kundeavdeling er vanligvis repeterende, i likhet med mange forskjellige aktiviteter i en regnskapsavdeling. Regnskapsførere sorterer gjennom posten hver dag og ser etter betalinger fra kunder. Hvis det finnes noen, stempler regnskapsførerne den mottatte datoen på betalingen og henter kundens konto i selskapets hovedbok. En kort avstemming kan være nødvendig for å avgjøre hvilke åpne fakturaer sjekken dekker når det gjelder betaling. Hvis kunden betaler av en uttalelse som er sendt av selskapet, kan denne forsoningsprosessen være enklere ettersom arbeidet allerede er fullført.

Når regnskapsførere mottar kontanter fra kunder, avstemmer kundefordringene og etterbetaler, kan det være nødvendig med en større avstemming. Dette kan starte med å lage en aldrende rapport for å finne ut hvilke kunder som fremdeles skylder penger og hvor gamle de åpne kontoene er. Varsler kan sendes til ekstremt sene kunder, der de ber om betaling umiddelbart for å lukke de åpne kundefordringene. Avdelingen for kundefordringer er vanligvis ansvarlig for å gjennomføre denne aktiviteten på månedlig basis. Avstemming for mottakskontoen til foreldrekontoen til aldringsrapporten kan også være et månedlig prosjekt.