O que um departamento de contas a receber faz?
Contas a receber é um conceito em que uma empresa faz empréstimos de curto prazo para seus clientes. Por exemplo, uma empresa vende mercadorias ou serviços a crédito, forçando o departamento de contas a receber a manter registros de quem deve dinheiro à empresa e quando os clientes devem pagar as contas. Outras tarefas também podem existir neste departamento, como reconciliar contas de clientes, equilibrar contas pai de contas a receber e criar relatórios antigos para determinar quais clientes estão muito atrasados ao efetuar pagamentos em contas abertas. As empresas menores podem não ter um departamento real de contas a receber; em vez disso, um único indivíduo lida com essas tarefas. Esse departamento está entre os mais importantes nos escritórios de contabilidade, pois eles controlam parcialmente o fluxo de caixa de uma empresa.
Oferecer contas de crédito de curto prazo aos clientes é uma das maneiras pelas quais uma empresa pode induzir mais vendas para aqueles que não têm dinheiro disponível. Uma empresa pode usar seu departamento de contas a receber para realizar pequenas verificações de crédito em clientes que procuram contas comerciais. Isso pode envolver a verificação de registros com outros fornecedores que ofereceram a clientes em potencial contas de crédito comercial. Esse registro histórico pode indicar como o cliente em potencial pagará suas contas. O departamento de contas a receber não pode tomar a decisão final sobre as contas de crédito, deixando essa responsabilidade para o controlador.
O trabalho diário em um departamento de contas a receber é geralmente repetitivo, assim como muitas atividades diferentes em um departamento de contabilidade. Os contadores examinam o correio todos os dias e procuram pagamentos dos clientes. Se houver, os contadores carimbam a data recebida no pagamento e puxam a conta do cliente no Razão da empresa. Pode ser necessária uma breve reconciliação para determinar quais faturas em aberto o cheque cobre em termos de pagamento. Se o cliente estiver pagando um extrato enviado pela empresa, esse processo de reconciliação poderá ser mais fácil, pois parte do trabalho já está completo.
Depois que os contadores recebem dinheiro dos clientes, reconciliam as contas a receber e lançam os pagamentos, pode ser necessária uma reconciliação maior. Isso pode começar com a criação de um relatório de vencimento para determinar quais clientes ainda devem dinheiro e quantos anos as contas abertas têm. As notificações podem ser enviadas a clientes extremamente atrasados, solicitando pagamento imediato para encerrar as contas a receber em aberto. O departamento de contas a receber é normalmente responsável por concluir essa atividade mensalmente. A reconciliação da conta a receber de pais-mãe com o relatório de vencimento também pode ser um projeto mensal.