Was macht eine Debitorenabteilung?
Debitorenbuchhaltung ist ein Konzept, bei dem ein Unternehmen seinen Kunden kurzfristige Kredite gewährt. Beispielsweise verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit, wodurch die Debitorenabteilung gezwungen wird, Aufzeichnungen darüber zu führen, wer das Firmengeld schuldet und wann die Kunden die Rechnungen bezahlen sollten. In dieser Abteilung können auch andere Aufgaben vorhanden sein, z. B. der Abgleich von Debitorenkonten, der Ausgleich von Debitorenkonten übergeordneter Konten und die Erstellung von Altersberichten, um festzustellen, welche Kunden bei Zahlungen auf offenen Konten weit hinterherhinken. Kleinere Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über eine tatsächliche Debitorenabteilung. Stattdessen übernimmt eine einzelne Person diese Aufgaben. Diese Abteilung gehört zu den wichtigsten in Buchhaltungsbüros, da sie teilweise den Cashflow eines Unternehmens steuert.
Das Anbieten von kurzfristigen Guthabenkonten für Kunden ist eine Möglichkeit, mit denen ein Unternehmen mehr Umsatz erzielen kann, wenn kein Bargeld zur Verfügung steht. Ein Unternehmen kann seine Debitorenabteilung nutzen, um geringfügige Bonitätsprüfungen bei Kunden durchzuführen, die nach Handelskonten suchen. Dies kann die Überprüfung von Aufzeichnungen mit anderen Anbietern beinhalten, die potenziellen Kunden den Handel mit Kreditkonten angeboten haben. Diese historische Aufzeichnung kann anzeigen, wie gut der potenzielle Kunde seine Rechnungen bezahlen wird. Die Debitorenabteilung trifft möglicherweise keine endgültige Entscheidung über Guthabenkonten und überlässt diese Verantwortung dem für die Verarbeitung Verantwortlichen.
Die tägliche Arbeit in einer Debitorenabteilung ist in der Regel wiederholt, ebenso wie viele verschiedene Aktivitäten in einer Buchhaltungsabteilung. Buchhalter sortieren die Post jeden Tag und suchen nach Zahlungen von Kunden. Sofern vorhanden, stempeln die Buchhalter das Datum des Zahlungseingangs und ziehen das Konto des Kunden in das Hauptbuch des Unternehmens auf. Eine kurze Abstimmung kann erforderlich sein, um festzustellen, welche offenen Rechnungen der Scheck in Bezug auf die Zahlung abdeckt. Wenn der Kunde eine vom Unternehmen übermittelte Abrechnung bezahlt, kann dieser Abstimmungsprozess einfacher sein, da ein Teil der Arbeit bereits abgeschlossen ist.
Sobald Buchhalter Bargeld von Kunden erhalten, die Forderungen abgleichen und Zahlungen buchen, ist möglicherweise eine größere Abstimmung erforderlich. Dies kann mit der Erstellung eines Altersberichts beginnen, um festzustellen, welche Kunden noch Geld schulden und wie alt die offenen Konten sind. Mitteilungen können an sehr verspätete Kunden gesendet werden, die umgehend um Zahlung bitten, um die offenen Forderungen auszugleichen. Die Debitorenabteilung ist in der Regel für die Ausführung dieser Aktivität auf monatlicher Basis verantwortlich. Die Abstimmung des Debitorenkontos des Mutterunternehmens mit dem Verfallsbericht kann auch ein monatliches Projekt sein.