Co dělá oddělení pohledávek?

Pohledávky jsou konceptem, kdy podnik svým klientům poskytuje krátkodobé půjčky. Například společnost prodává zboží nebo služby na úvěr, což nutí oddělení pohledávek, aby vedlo záznamy o tom, kdo dluží společnosti peníze a kdy by zákazníci měli platit účty. V tomto oddělení mohou také existovat další úkoly, jako je sladění zákaznických účtů, vyrovnávání nadřazených účtů pohledávek a vytváření zpráv o stárnutí, aby se určilo, kteří zákazníci jsou daleko v provádění plateb na otevřených účtech. Menší společnosti nemusí mít skutečné oddělení pohledávek; namísto toho tyto úkoly řeší jeden jednotlivec. Toto oddělení patří mezi nejdůležitější v účetních kancelářích, protože částečně řídí cash flow společnosti.

Nabízení krátkodobých úvěrových účtů zákazníkům je jedním ze způsobů, jak může společnost navýšit prodej těm, kteří nemají k dispozici hotovost. Společnost může použít své oddělení pohledávek k provádění drobných úvěrových kontrol u zákazníků, kteří hledají obchodní účty. To může zahrnovat kontrolu záznamů u jiných prodejců, kteří nabízejí potenciálním zákazníkům obchodní úvěrové účty. Tento historický záznam může naznačovat, jak dobře potenciální zákazník zaplatí své účty. Oddělení pohledávek nesmí učinit konečné rozhodnutí o úvěrových účtech a tuto odpovědnost ponechat na správce.

Každodenní práce v oddělení pohledávek je obvykle opakovaná, stejně jako mnoho různých činností v účetním oddělení. Účetní třídí poštu každý den a hledají platby od zákazníků. Pokud existují, účetní označí datum přijetí platby a vytáhnou účet zákazníka v hlavní knize společnosti. K určení, které otevřené faktury se šek týká z hlediska platby, může být nutné krátké srovnání. Pokud zákazník vyplácí prohlášení zaslané společností, může být tento proces usmíření snazší, protože část práce je již dokončena.

Jakmile účetní přijmou hotovost od zákazníků, odsouhlasí pohledávky a provedou platby, může být nutné větší odsouhlasení. To může začít vytvořením zprávy o stárnutí, která určí, kteří zákazníci stále dluží peníze a jak staré jsou otevřené účty. Oznámení mohou být zaslána extrémně pozdním zákazníkům, kteří žádají platbu okamžitě, aby uzavřeli otevřené pohledávky. Oddělení pohledávek je obvykle odpovědné za dokončení této činnosti měsíčně. Odsouhlasení účtu pohledávek nad mateřskými účty a zprávy o stárnutí může být také měsíční projekt.