Co robi dział rozrachunków z odbiorcami?
Należności to koncepcja, w której firma udziela pożyczek krótkoterminowych swoim klientom. Na przykład firma sprzedaje na kredyt towary lub usługi, zmuszając dział należności do prowadzenia rejestru, kto jest winien pieniądze firmy i kiedy klienci powinni płacić rachunki. W tym dziale mogą również istnieć inne zadania, takie jak uzgadnianie kont klientów, bilansowanie kont nadrzędnych do otrzymania należności i tworzenie raportów wiekowych w celu ustalenia, którzy klienci są daleko w tyle za dokonywanie płatności na rachunkach otwartych. Mniejsze firmy mogą nie mieć faktycznego działu należności; zamiast tego jedna osoba obsługuje te zadania. Dział ten należy do najważniejszych w biurach rachunkowych, ponieważ częściowo kontroluje przepływy pieniężne firmy.
Oferowanie klientom krótkoterminowych kont kredytowych to jeden ze sposobów, w jaki firma może zwiększyć sprzedaż tym, którzy nie mają gotówki. Firma może korzystać ze swojego działu należności w celu przeprowadzania drobnych kontroli wiarygodności kredytowej klientów poszukujących rachunków handlowych. Może to obejmować sprawdzenie dokumentacji u innych dostawców, którzy zaoferowali potencjalnym klientom rachunki kredytu kupieckiego. Ten historyczny zapis może wskazywać, jak dobrze potencjalny klient zapłaci rachunki. Dział należności nie może podejmować ostatecznej decyzji w sprawie rachunków kredytowych, pozostawiając tę odpowiedzialność kontrolerowi.
Codzienna praca w dziale należności jest zazwyczaj powtarzalna, podobnie jak wiele różnych czynności w dziale księgowości. Księgowi codziennie sortują pocztę i szukają płatności od klientów. Jeśli takie istnieją, księgowi stemplują datę otrzymania płatności i otwierają konto klienta w księdze głównej firmy. Konieczne może być krótkie uzgodnienie w celu ustalenia, które otwarte faktury czeku obejmują płatności. Jeśli klient spłaca wyciąg przesłany przez firmę, proces uzgadniania może być łatwiejszy, ponieważ część pracy jest już zakończona.
Gdy księgowi otrzymają gotówkę od klientów, uzgodnią należności i zaksięgują płatności, konieczne może być większe uzgodnienie. Może się to rozpocząć od utworzenia raportu o przedawnieniu, aby ustalić, którzy klienci są nadal winni pieniądze i ile lat mają otwarte konta. Powiadomienia mogą być wysyłane do wyjątkowo późnych klientów, z żądaniem natychmiastowej płatności w celu zamknięcia otwartych należności. Dział rozrachunków z dostawcami jest zazwyczaj odpowiedzialny za wykonywanie tej czynności co miesiąc. Uzgodnienie rachunku należności nadrzędnych z raportem wiekowym może być również projektem miesięcznym.