Wat is een biedingsformulier?
Veel bouw- en woningverbeteringsprojecten worden toegekend via een biedingsproces. Het proces begint wanneer een projecteigenaar een aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP) indient, die informatie bevat over de uit te voeren werkzaamheden. Aannemers gebruiken de informatie in de RFP om de kosten te schatten om het gespecificeerde werk uit te voeren. Ze leggen deze kosten voor aan de eigenaar in de vorm van een biedingsvoorstel, dat de eigenaar vervolgens moet vergelijken met andere biedingen om een aannemer te selecteren.
Om het vergelijken van biedingen te vergemakkelijken, kunnen eigenaren een document gebruiken dat bekend staat als een biedingsformulier. Het biedblad kan een eenvoudig vel papier of een complexe spreadsheet zijn, afhankelijk van de reikwijdte van het project. Het bevat een lijst met alle taken die nodig zijn om de taak te voltooien. Een biedblad voor een kleine woningrenovatie kan bijvoorbeeld taken omvatten zoals sloop, gipsplaten, vloeren, verlichting en sanitair. Het kan ook hulpartikelen omvatten met betrekking tot bouwvergunningen, technische diensten en andere projecttaken die niet direct verband houden met de bouw.
In de commerciële bouwsector worden biedingsbladen vaak georganiseerd volgens het MasterFormat-systeem dat is ontwikkeld door het Construction Specificaties Institute (CSI). Het MasterFormat-systeem splitst een project in op handel en verdeelt elke handel vervolgens in afzonderlijke taken. Een enkele categorie kan bijvoorbeeld alle verf omvatten die nodig is voor de taak en kan worden opgesplitst in regelitems die betrekking hebben op verfplafonds, muren, deuren, meubels en buitenoppervlakken. Dit systeem standaardiseert niet alleen het biedcontroleproces, maar minimaliseert ook fouten en weglatingen op een biedingsblad.
In veel situaties zal de eigenaar het biedingsblad pas voltooien nadat de meeste biedingen zijn ontvangen. Hierdoor kan de eigenaar elk biedingsvoorstel gebruiken om items te zoeken die hij mogelijk heeft gemist bij het overwegen van de reikwijdte van het project. Een aannemer van gipsplaten kan bijvoorbeeld de installatie van deuren in zijn prijs opnemen, wat de eigenaar eraan kan herinneren dat hij dit item van zijn biedblad heeft verlaten. Door naar elk bod te zoeken, kan hij of zij ervoor zorgen dat het biedingsblad een volledig werkbereik voor het project bevat.
Nadat alle biedingen zijn ingediend, moet het biedingsblad worden gebruikt als een checklist om de eigenaar te helpen bij het uitvoeren van een 'appels tegen appels'-vergelijking tussen de verschillende voorstellen. Als het onduidelijk is of een item is opgenomen, kan de eigenaar contact opnemen met de bieder voor bevestiging. De bieder kan ook worden gevraagd zijn prijs aan te passen om het betreffende item op te nemen of uit te sluiten. Zodra de eigenaar heeft geconcludeerd dat alle biedingen hetzelfde werkgebied bestrijken, kan hij gemakkelijk een contract gunnen aan de laagste gekwalificeerde bieder.