Co to jest arkusz ofertowy?

Wiele projektów budowlanych i remontowych przyznawanych jest w drodze przetargu. Proces rozpoczyna się, gdy właściciel projektu wyda zapytanie ofertowe (RFP), które zawiera informacje o pracach do wykonania. Wykonawcy wykorzystują informacje zawarte w zapytaniu ofertowym do oszacowania kosztów wykonania określonej pracy. Przekazują te koszty właścicielowi w formie oferty przetargowej, którą następnie musi porównać z innymi ofertami w celu wyboru wykonawcy.

Aby ułatwić porównywanie ofert, właściciele mogą użyć dokumentu zwanego arkuszem ofert. Arkusz ofertowy może być prostym arkuszem papieru lub złożonym arkuszem kalkulacyjnym, w zależności od zakresu projektu. Zawiera listę wszystkich zadań wymaganych do wykonania zadania. Na przykład arkusz ofertowy na remont małego domu może obejmować takie zadania, jak rozbiórka, płyt kartonowo-gipsowych, podłogi, oświetlenie i hydraulika. Może również obejmować elementy pomocnicze związane z pozwoleniami na budowę, usługi inżynieryjne i inne zadania projektowe niezwiązane bezpośrednio z budową.

W branży budownictwa komercyjnego arkusze ofert są często organizowane zgodnie z systemem MasterFormat opracowanym przez Instytut Specyfikacji Budownictwa (CSI). System MasterFormat dzieli projekt według handlu, a następnie dzieli każdy handel na poszczególne zadania. Na przykład jedna kategoria może obejmować wszystkie prace malarskie wymagane w danym zleceniu i może być rozbita na elementy zamówienia dotyczące malowania sufitów, ścian, drzwi, mebli i powierzchni zewnętrznych. System ten nie tylko standaryzuje proces oceny ofert, ale także minimalizuje błędy i pominięcia w arkuszu ofert.

W wielu sytuacjach właściciel nie sfinalizuje arkusza ofert, dopóki nie otrzyma większości ofert. Dzięki temu właściciel może wykorzystać każdą ofertę przetargową do wyszukania elementów, które mógł pominąć, rozważając zakres projektu. Na przykład wykonawca płyt kartonowo-gipsowych może uwzględnić montaż drzwi w swojej cenie, co może przypomnieć właścicielowi, że zostawił ten przedmiot w arkuszu ofert. Szukając wskazówek dotyczących każdej oferty, może upewnić się, że arkusz ofertowy zawiera pełny zakres prac nad projektem.

Po przesłaniu wszystkich ofert arkusz ofertowy powinien zostać wykorzystany jako lista kontrolna, aby pomóc właścicielowi w porównaniu „różnych jabłek” z różnymi propozycjami. Jeśli nie jest jasne, czy element jest uwzględniony, właściciel może skontaktować się z oferentem w celu potwierdzenia. Oferent może zostać również poproszony o dostosowanie swojej ceny w celu uwzględnienia lub wykluczenia danego przedmiotu. Po stwierdzeniu przez właściciela, że ​​wszystkie oferty dotyczą tego samego zakresu prac, może on łatwo udzielić zamówienia oferentowi o najniższych kwalifikacjach.