Hoe kies ik tussen SaaS-leveranciers?
Een software as a service (SaaS) bedrijf verkoopt toegang tot verschillende softwareprogramma's aan bedrijven en organisaties. Deze methode van informatietechnologie-dienstverlening is gestaag toegenomen in populariteit vanwege de verminderde behoefte aan investeringen in infrastructuur, hardware of toegewijd computerondersteunend personeel. Er zijn vier punten waarmee u rekening moet houden wanneer u probeert te kiezen tussen SaaS-leveranciers: serviceniveauovereenkomst, systeemfunctionaliteit, beschikbaarheidstijden en prijs.
De dollarwaarde en reikwijdte van services die beschikbaar zijn bij SaaS-leveranciers overschrijden meestal de limieten voor een standaard inkooporder. De meeste bedrijven voltooien een inkoopproces, zoals een aanvraag voor een voorstel (RFP) of een verzoek om informatie (RFI), om te helpen bij het selectieproces. Vanuit organisatorisch oogpunt dwingen deze processen de klant om serieus na te denken over de services die de SaaS-leverancier nodig heeft. In een standaard RFP-proces biedt de klant gedetailleerde specificaties en kunnen potentiële leveranciers een schriftelijke reactie voor beoordeling en selectie geven.
Ongeacht het gebruikte proces, zullen alle SaaS-leveranciers een schriftelijke Service Level Agreement (SLA) verstrekken waarin de aan te schaffen services zeer gedetailleerd worden beschreven. Lees de SLA van ten minste drie verschillende bedrijven om inzicht te krijgen in de beschikbare opties, het vermogen van de leverancier om te voldoen aan de kernvereisten en de klantenservice. Deze reacties kunnen behoorlijk omslachtig zijn, maar het investeren van tijd en moeite is de enige manier om een weloverwogen, feitelijke beslissing te nemen.
Tijdens een complex softwareselectieproces is het vrij eenvoudig om afgeleid te worden door alle mogelijkheden. Maak een lijst van alle benodigde softwarefuncties en een afzonderlijke lijst met functies die leuk zouden zijn, maar niet essentieel zijn. Druk een afzonderlijke lijst af voor alle SaaS-leveranciers en geef aan welke functies in de voorgestelde oplossing worden geboden. Negeer alle functies die niet in deze twee lijsten zijn opgenomen. Dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de definitieve selectie voldoet aan de huidige behoeften en niet alleen aan toekomstige.
De beschikbaarheidstijden zijn een kritiek probleem bij het bekijken van verschillende SaaS-leveranciers. Controleer de tijdzone-informatie en zorg ervoor dat deze schriftelijk wordt verstrekt. Veel bedrijven bieden 24 uur per dag toegang voor een vergoeding. Controleer welke tijdzone de verkoper gebruikt om ervoor te zorgen dat er geen verrassingen zijn. Vergeet niet om niet alleen te overwegen wanneer gebruikers toegang tot het systeem nodig hebben, maar ook wanneer het nodig is om taken op atypische uren uit te voeren.
De prijsopties van SaaS-leveranciers kunnen worden vastgesteld of op basis van gebruik. Een contract met een vaste prijs is voor een specifiek bedrag voor de services die in de SLA worden vermeld. Gebruikgestuurde prijzen zijn gebaseerd op transactievolume, aantal geregistreerde gebruikers of totale geldwaarde van de activiteit. Bekijk dit aspect van het contract gedetailleerd en voltooi een interne analyse om te bepalen welke methode het meest kosteneffectief is.