Como faço para escolher entre fornecedores de SaaS?

Uma empresa de software como serviço (SaaS) vende acesso a uma variedade de programas de software para empresas e organizações. Esse método de prestação de serviços de tecnologia da informação tem aumentado cada vez mais em popularidade devido à menor necessidade de investimento em infraestrutura, hardware ou equipe de suporte dedicado a computadores. Há quatro itens a serem considerados ao tentar escolher entre fornecedores de SaaS: contrato de nível de serviço, funcionalidade do sistema, horário de disponibilidade e preço.

O valor em dólar e o escopo dos serviços disponíveis dos fornecedores de SaaS geralmente excedem os limites de um pedido de compra padrão. A maioria das empresas conclui um processo de aquisição, como uma solicitação de proposta (RFP) ou solicitação de informações (RFI), para auxiliar no processo de seleção. Do ponto de vista organizacional, esses processos forçam o cliente a refletir seriamente sobre os serviços necessários ao fornecedor de SaaS. Em um processo padrão de RFP, o cliente fornece especificações detalhadas e permite que fornecedores em potencial forneçam uma resposta por escrito para revisão e seleção.

Independentemente do processo usado, todos os fornecedores de SaaS fornecerão um SLA (Contrato de Nível de Serviço), no qual os serviços a serem adquiridos são descritos detalhadamente. Revise o SLA de pelo menos três empresas diferentes para obter informações sobre as opções disponíveis, a capacidade do fornecedor de atender aos requisitos principais e os níveis de serviço ao cliente. Essas respostas podem ser bastante amplas, mas investir tempo e esforço é a única maneira de tomar uma decisão informada e factual.

Durante um processo complexo de seleção de software, é muito fácil se distrair com todas as possibilidades. Faça uma lista de todos os recursos de software necessários e uma lista separada de funcionalidades que seriam boas, mas não essenciais. Imprima uma lista separada para todos os fornecedores de SaaS e indique quais recursos são fornecidos na solução proposta. Ignore todos os recursos que não estão incluídos nessas duas listas. Essa é uma ótima maneira de garantir que a seleção final atenda às necessidades atuais e não apenas às futuras.

O horário de disponibilidade é um problema crítico quando se olha para diferentes fornecedores de SaaS. Verifique as informações do fuso horário e verifique se elas são fornecidas por escrito. Muitas empresas oferecem acesso 24 horas por uma taxa. Verifique qual fuso horário o fornecedor está usando para garantir que não haja surpresas. Lembre-se de considerar não apenas quando os usuários precisarão acessar o sistema, mas também quando será necessário que os trabalhos sejam executados em horários atípicos.

As opções de preço dos fornecedores de SaaS podem ser fixas ou baseadas no uso. Um contrato de preço fixo é uma quantia específica de dinheiro para os serviços listados no SLA. O preço orientado pelo uso é baseado no volume transacional, no número de usuários registrados ou no valor monetário total da atividade. Revise esse aspecto do contrato em detalhes e conclua uma análise interna para determinar qual método é o mais econômico.