Is het tegen e-mailetiquette om automatisch op alle e-mails te reageren?

E-mailetiquette, in brede termen ook wel netiquette genoemd , is een ingewikkeld iets. Het is zeker niet gepast om niet op e-mail te reageren, vooral niet van individuen, maar we krijgen het allemaal wel eens druk en kunnen mogelijk niet meer doen dan de ontvangst van e-mails bevestigen en beloven later meer gedetailleerd te schrijven. De vraag of het gepast is om een ​​automatisch antwoord op alle e-mails te sturen, is ook complex.

Over het algemeen wordt het als ongepast beschouwd om een ​​automatisch antwoord op alle e-mails te verzenden wanneer u volledig in staat bent om een ​​antwoord te retourneren. De praktijk wordt steeds gebruikelijker, zelfs wanneer mensen in staat zijn om hun e-mail te beantwoorden, en dit lijkt een schending van e-mailetiquette. Aan de andere kant, als u van plan bent om op vakantie te gaan en u bent een particulier, werkt u voor een klein bedrijf of heeft u een privépraktijk als advocaat of arts, kunnen mensen enkele dagen tot enkele weken wachten in de hoop op een reactie van u dat langer kan duren dan ze hadden verwacht. Als u grote hoeveelheden e-mail ontvangt, raden e-mailetiquette-experts aan dat u een passend antwoord opstelt en een automatisch antwoord op alle e-mails verzendt als u van plan bent om gedurende meer dan 48 uur op uw computer of een e-mailbron gedurende de werkweek afwezig te zijn.

Het antwoord dat u geeft, moet beleefd en zakelijk zijn, aangezien u brieven van vrienden of professionals kunt ontvangen. Vermeld uw afwezigheid, hoewel u niet hoeft aan te geven waarom, en geef een tijdschatting over wanneer u van plan bent te reageren op e-mails. Gun uzelf een paar dagen extra tijd, vooral als u over het algemeen een groot aantal e-mails ontvangt. Op deze manier kunt u aan uw verplichtingen voldoen om e-mails te beantwoorden en uzelf toch de tijd geven om na enkele dagen afwezigheid weer in de versnelling te komen.

Merk op dat sommige van uw e-mails waarschijnlijk stuiteren wanneer u een automatische responder gebruikt, vooral als u veel SPAM- of Bacn-e-mails ontvangt. Als u zich abonneert op nieuwsgroepen of sociale netwerksites, kunt u zich zelfs afmelden terwijl u op vakantie bent. Op deze manier vul je de postbussen van andere mensen niet met meerdere berichten over hoe je weg bent, wat als onbeleefd wordt beschouwd. Theoretisch, als u een automatisch antwoord op alle e-mails gaat gebruiken terwijl u weg bent, moet u ervoor zorgen dat u alleen berichten van persoonlijke of zakelijke aard ontvangt. Als je nieuwsgroepen of Bacn-e-mails niet wilt missen, abonneer je dan op een ander e-mailadres dan het e-mailadres dat je gebruikt voor persoonlijke of zakelijke correspondentie.

Grote bedrijven of bedrijven die een aanzienlijke hoeveelheid e-mail ontvangen, kunnen een automatisch reactiesysteem gebruiken om de ontvangst van e-mail te bevestigen. Het wordt als beleefd beschouwd dat elk bedrijf een automatisch antwoord op alle e-mails verzendt, omdat het de ontvangst hiervan bevestigt. Deze situatie is vergelijkbaar met een drukke serveerster die naar je knikt in een restaurant. Ze laat je weten dat ze je ziet en zo snel mogelijk naar je tafel gaat. Een groot bedrijf dat uiteindelijk op uw e-mail reageert, geeft in wezen dat vriendelijke knikje met de belofte van een persoonlijk antwoord over een paar dagen of weken.

Het is vooral belangrijk voor artsen, therapeuten en alle geallieerde gezondheidswerkers die e-mailcorrespondentie met patiënten gebruiken om een ​​automatisch antwoord te sturen op alle e-mails wanneer ze gedurende meer dan twee dagen buiten de stad zijn. Als een patiënt zich onmiddellijk zorgen maakt, kunnen zorgverleners een alternatief contact aangeven, zodat de patiënt niet meerdere dagen hoeft te wachten en geen zorgwekkende gezondheidsproblemen meteen aanpakt.