Är det mot e-postetikett att få ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden?

E-postetikett, ibland kallad netikett i stora termer, är en komplicerad sak. Det är verkligen inte lämpligt att svara på e-post, speciellt från individer, men vi är alla upptagna ibland och kanske inte kan göra mer än att bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden och lovar att skriva mer i detalj vid ett senare tillfälle. Frågan om det är lämpligt att skicka ett automatiskt svar till alla e-postmeddelanden är också komplex.

I allmänhet anses det olämpligt att skicka ett automatiskt svar till alla e-postmeddelanden när du är fullt kapabel att returnera ett svar. Övningen blir vanligare även om människor kan svara på sina e-postmeddelanden, och det verkar vara en kränkning av e-postetiketten. Å andra sidan, om du planerar att ta en semester och du är en privatperson, arbetar för ett litet företag eller har en privat praxis som advokat eller läkare, kan människor vänta i flera dagar till flera veckor i hopp om svar från dig som kan ta mer tid än de förväntade sig. Om du får stora mängder e-post rekommenderar experter via e-postetikett att du skriver ett lämpligt svar och skickar ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden om du planerar att vara frånvarande från din dator eller en e-postkälla i mer än 48 timmar under arbetsveckan.

Svaret du ramar in ska vara artigt och affärsmässigt, eftersom du kan få brev från vänner eller professionella. Ange din frånvaro, även om det inte finns något behov att ange varför, och ge en tidsuppskattning när du planerar att börja svara på e-post. Ge dig själv några dagar extra tid, särskilt om du generellt får ett stort antal e-postmeddelanden. På detta sätt kan du uppfylla dina skyldigheter att svara på e-postmeddelanden medan du fortfarande ger dig tid att komma tillbaka i redskap efter att ha varit borta i några dagar.

Observera att vissa av dina e-postmeddelanden troligen kommer att studsa när du använder en automatisk svarare, särskilt om du får mycket skräppost eller Bacn-e-post. Om du prenumererar på nyhetsgrupper eller webbplatser för sociala nätverk kan du kanske avbryta prenumerationen när du är på semester. På så sätt fyller du inte upp andras brevlådor med flera meddelanden om hur du är borta, vilket anses vara oförskämt. Teoretiskt, om du ska använda ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden när du är borta, bör du se till att du bara får meddelanden av personlig eller affärsmässig karaktär. Om du inte vill missa nyhetsgrupper eller Bacn-e-postmeddelanden, prenumerera på dessa under en annan e-postadress än den du använder för personlig eller affärskorrespondens.

Stora företag eller företag som får en betydande mängd e-post kan använda ett automatiskt svarssystem för att bekräfta mottagande av e-post. Det anses artigt för alla företag att skicka ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden eftersom det bekräftar mottagandet av dessa. Denna situation är analog med en upptagen servitris som nickar till dig på en restaurang. Hon låter dig veta att hon ser dig och kommer till ditt bord så snart hon kan. Ett stort företag som så småningom kommer att svara på din e-post ger i princip den vänliga nicken med löfte om ett personligt svar om några dagar eller veckor.

Det är särskilt viktigt för läkare, terapeuter och allierade hälso-och sjukvårdspersonal som använder e-postkorrespondens med patienter att skicka ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden när de kommer att vara utanför stan under arbetsveckan i mer än två dagar. Om en patient har en omedelbar oro kan hälso- och sjukvårdspersonal ange en alternativ kontakt så att patienten inte behöver vänta i flera dagar och misslyckas med att hantera ett hälsoproblem som kan behöva uppmärksamhet direkt.