Automatická odpověď na všechny e-maily je proti e-mailové etiketě?
E-mailová etiketa, někdy označovaná jako široká síťová etiketa, je složitá věc. Určitě není vhodné nereagovat na e-mail, zejména od jednotlivců, ale my všichni občas zaneprázdněni a můžeme být schopni udělat víc, než jen potvrdit příjem e-mailů a slíbit napsat podrobněji později. Otázka, zda je vhodné zaslat automatickou odpověď na všechny e-maily, je rovněž složitá.
Obecně se považuje za nevhodné poslat automatickou odpověď na všechny e-maily, když jste plně schopni vrátit odpověď. Praxe se stává běžnější, i když lidé jsou schopni odpovídat na svou poštu, což by se zdálo jako porušení etikety e-mailu. Na druhou stranu, pokud plánujete dovolenou a jste soukromou osobou, pracujete pro malou firmu nebo máte soukromou praxi jako právník nebo lékař, mohli lidé čekat několik dní až týdnů v naději na odpověď od vás může trvat déle, než očekávali. Pokud dostáváte velké množství e-mailů, odborníci na etiketu e-mailů doporučují sestavit vhodnou odpověď a odeslat automatickou odpověď na všechny e-maily, pokud plánujete být v počítači nebo zdroji e-mailu během obchodního týdne déle než 48 hodin.
Odpověď, kterou zasíláte, by měla být zdvořilá a obchodní, protože můžete dostávat dopisy od přátel nebo profesionálů. Uveďte svou nepřítomnost, i když není třeba uvádět proč, a uveďte odhad času, kdy plánujete začít reagovat na e-maily. Dopřejte si pár dní navíc, zejména pokud obvykle dostáváte velké množství e-mailů. Tímto způsobem si můžete splnit své povinnosti odpovídat na e-maily a přitom si ponechat čas na to, abyste se po několika dnech pryč dostali zpět do zařízení.
Upozorňujeme, že některé vaše e-maily se pravděpodobně odrazí, když používáte automatickou odpověď, zejména pokud dostáváte mnoho e-mailů s SPAM nebo Bacn. Ve skutečnosti, pokud se přihlásíte k odběru diskusních skupin nebo webů sociálních sítí, můžete se odhlásit, když jste na dovolené. Tímto způsobem nevyplníte poštovní schránky jiných lidí několika zprávami o tom, jak jste pryč, což je považováno za hrubé. Teoreticky, pokud budete používat automatickou odpověď na všechny e-maily, když jste pryč, měli byste se ujistit, že budete přijímat pouze zprávy osobní nebo obchodní povahy. Pokud si nechcete nechat ujít e-maily diskusních skupin nebo Bacn, přihlaste se k odběru těchto e-mailů pod jinou e-mailovou adresou, než jakou používáte pro osobní nebo obchodní korespondenci.
Velké společnosti nebo firmy, které dostávají značné množství e-mailů, mohou k potvrzení přijetí e-mailu použít automatický systém odezvy. Pro každou společnost je považováno za slušné poslat automatickou odpověď na všechny e-maily, protože potvrzuje jejich přijetí. Tato situace je obdobou rušné servírky, která kývne na vás v restauraci. Dá vám vědět, že vás vidí a co nejdříve se dostane ke stolu. Velká společnost, která nakonec odpoví na váš e-mail, v podstatě dává tomuto přátelskému přikývnutí s příslibem osobní odpovědi za pár dní nebo týdnů.
Je obzvláště důležité, aby lékaři, terapeuti a všichni spojenci ve zdravotnictví, kteří používají e-mailovou korespondenci s pacienty, odeslali automatickou odpověď na všechny e-maily, když budou během obchodního týdne déle než dva dny mimo město. Pokud má pacient bezprostřední zájem, mohou zdravotníci naznačit alternativní kontakt, aby pacient nemusel čekat několik dní a nevyřešil zdravotní problém, který by si mohl okamžitě vyžádat pozornost.