Er det mod e-mail-etikette at have en automatisk reaktion på alle e-mails?
E-mailetikette, som nogle gange benævnes netikette i store vendinger, er en kompliceret ting. Det er bestemt ikke passende at undlade at svare på e-mail, især fra enkeltpersoner, men vi har alle travlt til tider og kan muligvis ikke gøre mere end at anerkende modtagelsen af e-mails og lover at skrive mere detaljeret på et senere tidspunkt. Spørgsmålet om, hvorvidt det er passende at sende et automatisk svar til alle e-mails, er også kompliceret.
Generelt anses det for upassende at sende et automatisk svar til alle e-mails, når du fuldt ud er i stand til at returnere et svar. Praksisen bliver mere almindelig, selv når folk er i stand til at besvare deres mail, og det ser ud til at være en krænkelse af e-mail-etiketten. På den anden side, hvis du planlægger at tage en ferie, og du er en privatperson, arbejder for en lille virksomhed eller har en privat praksis som advokat eller læge, kunne folk vente i flere dage til flere uger i håb om et svar fra dig der kan tage mere tid, end de forventede. Hvis du modtager store mængder e-mail, anbefaler eksperter med e-mailetikette, at du sammensætter et passende svar og sender et automatisk svar på alle e-mails, hvis du planlægger at være fraværende fra din computer eller en e-mailkilde i mere end 48 timer i løbet af ugen.
Det svar, du rammer, skal være høfligt og forretningsmæssigt, da du muligvis modtager breve fra venner eller fagfolk. Angiv dit fravær, selvom der ikke er behov for at oplyse hvorfor, og giv et tidsestimat for, hvornår du planlægger at begynde at svare på e-mails. Giv dig selv et par dage ekstra tid, især hvis du generelt får et stort antal e-mails. På denne måde kan du opfylde dine forpligtelser til at besvare e-mails, mens du stadig giver dig selv tid til at komme tilbage i gear efter at have været væk i et par dage.
Bemærk, at nogle af dine e-mails sandsynligvis hopper, når du bruger en automatisk responder, især hvis du modtager en masse spam eller Bacn-e-mails. Faktisk, hvis du abonnerer på nyhedsgrupper eller sociale netværkswebsteder, kan du muligvis afmelde dig, mens du er på ferie. På denne måde fylder du ikke andres postkasser med flere meddelelser om, hvordan du er væk, hvilket betragtes som uhøfligt. Teoretisk set, hvis du bruger et automatisk svar på alle e-mails, mens du er væk, skal du sørge for, at du kun modtager beskeder af personlig eller forretningsmæssig art. Hvis du ikke vil gå glip af nyhedsgrupper eller Bacn-e-mails, kan du abonnere på disse under en anden e-mail-adresse end den, du bruger til personlig eller forretningsmæssig korrespondance.
Store virksomheder eller virksomheder, der modtager en betydelig mængde e-mail, kan bruge et automatisk svarssystem til at bekræfte modtagelse af e-mail. Det betragtes som høfligt for ethvert selskab at sende et automatisk svar på alle e-mails, fordi det anerkender modtagelse af disse. Denne situation er analog med en travl servitrice, der nikker til dig på en restaurant. Hun fortæller dig, at hun ser dig og kommer til dit bord, så snart hun kan. Et stort firma, der i sidste ende vil svare på din e-mail, giver i det væsentlige det venlige nod med løftet om et personligt svar om et par dage eller uger.
Det er især vigtigt for læger, terapeuter og enhver allieret sundhedspersonale, der bruger e-mail-korrespondance med patienter til at sende et automatisk svar på alle e-mails, når de skal være ude af byen i løbet af arbejdsugen i mere end to dage. Hvis en patient har en øjeblikkelig bekymring, kan sundhedspersonalet indikere en alternativ kontakt, så patienten ikke behøver at vente i flere dage og ikke klare at behandle et helbredsmæssigt problem, der muligvis skal være opmærksom med det samme.