È contro l'etichetta e-mail avere una risposta automatica a tutte le e-mail?
L'etichetta e-mail, a volte indicata come netiquette in termini generali, è una cosa complicata. Non è certamente appropriato non rispondere alle e-mail, soprattutto da parte di singoli, ma a volte ci occupiamo tutti e potremmo essere in grado di fare altro che riconoscere la ricezione di e-mail e promettere di scrivere in modo più dettagliato in un secondo momento. Anche la domanda sull'opportunità di inviare una risposta automatica a tutte le e-mail è complessa.
In generale, è considerato inappropriato inviare una risposta automatica a tutte le e-mail quando si è in grado di restituire una risposta. La pratica sta diventando più comune anche quando le persone sono in grado di rispondere alla propria posta, e ciò sembrerebbe una violazione dell'etichetta e-mail. D'altra parte, se hai intenzione di andare in vacanza e sei un privato, lavorare per una piccola impresa o avere uno studio privato come avvocato o medico, le persone potrebbero aspettare da diversi giorni a diverse settimane sperando in una risposta da te che potrebbe richiedere più tempo del previsto. Se si ricevono grandi quantità di e-mail, gli esperti di etichetta e-mail raccomandano di comporre una risposta adeguata e inviare una risposta automatica a tutte le e-mail se si prevede di essere assenti dal computer o da una fonte e-mail per più di 48 ore durante la settimana lavorativa.
La risposta che incornici dovrebbe essere educata e professionale, poiché potresti ricevere lettere da amici o professionisti. Indica la tua assenza, anche se non è necessario indicarne il motivo e fornisci una stima del tempo in cui intendi iniziare a rispondere alle e-mail. Concediti qualche giorno in più, in particolare se ricevi generalmente un gran numero di email. In questo modo puoi adempiere ai tuoi obblighi di rispondere alle e-mail, dandoti comunque il tempo di rimetterti in marcia dopo essere stato via per alcuni giorni.
Tieni presente che è probabile che alcune delle tue e-mail rimbalzino quando usi un risponditore automatico, soprattutto se ricevi molte e-mail SPAM o Bacn. In effetti, se ti iscrivi a newsgroup o siti di social network, potresti voler annullare l'iscrizione mentre sei in vacanza. In questo modo non riempi le cassette postali degli altri con più messaggi su come sei assente, il che è considerato maleducato. Teoricamente, se hai intenzione di utilizzare una risposta automatica a tutte le e-mail mentre sei assente, dovresti assicurarti di ricevere solo messaggi di natura personale o aziendale. Se non vuoi perderti le newsgroup o le e-mail Bacn, iscriviti a queste con un indirizzo email diverso da quello che usi per la corrispondenza personale o commerciale.
Le grandi aziende o aziende che ricevono una considerevole quantità di e-mail possono utilizzare un sistema di risposta automatico per confermare la ricezione di e-mail. È considerato educato per qualsiasi azienda inviare una risposta automatica a tutte le e-mail perché ne riconosce la ricezione. Questa situazione è analoga a una cameriera indaffarata che ti fa un cenno con la testa in un ristorante. Ti fa sapere che ti vede e arriverà al tuo tavolo il prima possibile. Una grande azienda che alla fine risponderà alla tua e-mail sta essenzialmente dando quel cenno amichevole con la promessa di una risposta personale in pochi giorni o settimane.
È particolarmente importante per i medici, i terapisti e tutti gli operatori sanitari alleati che utilizzano la corrispondenza e-mail con i pazienti per inviare una risposta automatica a tutte le e-mail quando rimarranno fuori città durante la settimana lavorativa per più di due giorni. Se un paziente ha una preoccupazione immediata, gli operatori sanitari possono indicare un contatto alternativo in modo che il paziente non debba attendere diversi giorni e non riesca a risolvere un problema di salute che potrebbe richiedere immediatamente attenzione.