Czy automatyczna odpowiedź na wszystkie wiadomości e-mail jest przeciwna etykiecie e-mail?
Etykieta wiadomości e-mail, określana czasem ogólnie netykietą , jest skomplikowana. Z pewnością nie należy nie odpowiadać na wiadomości e-mail, zwłaszcza od osób fizycznych, ale czasami wszyscy jesteśmy zajęci i możemy nie być w stanie zrobić nic więcej, jak tylko potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail i obiecać napisać bardziej szczegółowo w późniejszym terminie. Pytanie, czy właściwe jest wysyłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości e-mail, jest również złożone.
Zasadniczo wysyłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości e-mail jest uważane za nieodpowiednie, gdy jesteś w stanie zwrócić odpowiedź. Praktyka staje się coraz bardziej powszechna, nawet gdy ludzie są w stanie odpowiedzieć na swoją pocztę, a to wydaje się naruszać etykietę e-mail. Z drugiej strony, jeśli planujesz wziąć urlop i jesteś osobą prywatną, pracujesz dla małej firmy lub masz prywatną praktykę jako prawnik lub lekarz, ludzie mogą czekać od kilku dni do kilku tygodni w nadziei na odpowiedź od ciebie, które mogą zająć więcej czasu, niż się spodziewali. Jeśli otrzymasz dużą liczbę wiadomości e-mail, eksperci od etykiety e-mail zalecają skomponowanie odpowiedniej odpowiedzi i wysłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości e-mail, jeśli planujesz być nieobecny na komputerze lub w źródle wiadomości e-mail przez ponad 48 godzin w ciągu tygodnia roboczego.
Odpowiedź w ramce powinna być uprzejma i rzeczowa, ponieważ możesz otrzymywać listy od znajomych lub profesjonalistów. Podaj swoją nieobecność, chociaż nie musisz podawać przyczyny, i podaj przybliżony czas, kiedy planujesz zacząć odpowiadać na e-maile. Daj sobie kilka dni dodatkowego czasu, zwłaszcza jeśli zazwyczaj otrzymujesz dużą liczbę e-maili. W ten sposób możesz wywiązać się z obowiązku odpowiadania na e-maile, a jednocześnie dać sobie czas na powrót do sprzętu po kilku dniach nieobecności.
Pamiętaj, że niektóre z twoich e-maili mogą się odsunąć, gdy używasz automatycznej odpowiedzi, szczególnie jeśli otrzymujesz dużo wiadomości SPAM lub Bacn. Jeśli subskrybujesz grupy dyskusyjne lub serwisy społecznościowe, możesz zrezygnować z subskrypcji podczas wakacji. W ten sposób nie wypełniasz skrzynek pocztowych innych osób wieloma wiadomościami o Twojej nieobecności, co jest uważane za niegrzeczne. Teoretycznie, jeśli zamierzasz używać automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości e-mail podczas Twojej nieobecności, upewnij się, że będziesz otrzymywać tylko wiadomości o charakterze osobistym lub biznesowym. Jeśli nie chcesz przegapić wiadomości e-mail z grupy dyskusyjnej lub Bacn, subskrybuj je pod innym adresem e-mail niż ten, którego używasz do korespondencji osobistej lub biznesowej.
Duże firmy lub firmy, które otrzymują znaczną liczbę wiadomości e-mail, mogą skorzystać z systemu automatycznej odpowiedzi w celu potwierdzenia otrzymania wiadomości e-mail. Każda firma uważa za grzeczne wysyłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości e-mail, ponieważ potwierdza ich otrzymanie. Ta sytuacja jest analogiczna do zajętej kelnerki kiwającej głową w restauracji. Daje ci znać, że cię widzi, i podejdzie do twojego stolika, jak tylko będzie mogła. Duża firma, która ostatecznie odpowie na twoją wiadomość e-mail, zasadniczo daje to przyjazne skinienie głową z obietnicą osobistej odpowiedzi za kilka dni lub tygodni.
Jest to szczególnie ważne dla lekarzy, terapeutów i wszystkich pokrewnych pracowników służby zdrowia, którzy korzystają z korespondencji e-mail z pacjentami, aby wysyłać automatyczną odpowiedź na wszystkie wiadomości e-mail, gdy będą poza miastem w ciągu tygodnia roboczego przez ponad dwa dni. Jeśli pacjent ma bezpośrednie obawy, pracownicy służby zdrowia mogą wskazać alternatywny kontakt, aby nie musiał czekać kilka dni i nie zajął się problemem zdrowotnym, który może wymagać natychmiastowej uwagi.