Wat is een zachte telefoon?
Een softphone is een computerapplicatie waarmee gebruikers rechtstreeks vanaf hun computer kunnen telefoneren. Het wordt meestal gebruikt in combinatie met Voice over Internet Protocol (VoIP), een vorm van computertelefonie. De telefoon maakt deel uit van een technologiecategorie die CTI (Computer Telephony Integration) wordt genoemd. Met deze technologie kunnen oproepen worden gedaan vanaf de pc naar een telefoonlijn, van een telefoon naar de pc of tussen ingeschakelde computers.
De software voor een softphone bootst meestal het uiterlijk van een echte handset na en kan de vorm aannemen van een zelfstandig programma met een eigen venster of een ingebed programma in een webtoepassing of een ander pc-programma. Commando's kunnen worden ingevoerd via het toetsenbord of de interface op het scherm. Gesprekken worden gevoerd op een headset met een ingebouwde microfoon, met een microfoon en de luidsprekers van de computer, of op een USB-telefoon - een handset die wordt aangesloten op de USB-poorten van computers. De geluidskaart van de computer wordt gebruikt voor audio-invoer en -uitvoer.
De typische softphone heeft alle functionaliteit en kenmerken van een conventionele telefoon, inclusief snelkeuze, teleconferenties, doorschakelen en wisselgesprekken. Veel bedrijven hebben programma's beschikbaar om te downloaden, maar de software alleen stelt gebruikers niet in staat om te bellen. Een zachte telefoon moet worden gebruikt met VoIP of een bestaand Local Area Network (LAN). U kunt kiezen uit verschillende internettelefonieserviceproviders. Het juiste type is afhankelijk van de behoeften van een gebruiker, bijvoorbeeld of de telefoon wordt gebruikt voor zakelijke of persoonlijke oproepen.
De soft-telefoon is het populairst in zakelijke toepassingen. Het is zeer geschikt voor gebruikers die de mogelijkheid willen hebben om hun kantoortelefoon samen met alle functies en mappen op een laptop bij zich te dragen, zoals degenen die vaak de computer en telefoon tegelijkertijd gebruiken en die mogelijk moeten reizen. Voorbeelden hiervan zijn medewerkers van een callcenter die oproepen voor verkoop of technische ondersteuning aanneemt. Voor deze gebruikers kan klantinformatie zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt weergegeven in het softwarevenster wanneer de telefoon overgaat.
Voor bedrijven die voorspellende dialers gebruiken om grote partijen te bellen, kan een soft-telefoonprogramma worden geïntegreerd met hun bestaande systeem. Veel programma's kunnen rapporten en grafieken genereren met informatie over de oproepcampagne, zoals statistieken voor inkomende en uitgaande oproepen. Met deze technologie kunnen ook meer werknemers vanuit huis werken, wat bedrijven mogelijk een economische besparing oplevert.